هل يمكن لأصحاب العمل قراءة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين؟

هل تعتقد أن صاحب العمل قد تجسس عليك من قبل؟ أنت لست بجنون العظمة. تقوم الشركات في العصر الحديث بمراقبة العمال إلى الأبد، وهذا أمر قانوني في الغالب. السؤال الأول وربما الأكثر طرحًا هو ما إذا كان بإمكان صاحب العمل قراءة رسائلي أم لا. نعم، في بعض الحالات، يتعين على الشركات حماية التفاصيل السرية وتحقيق التوازن في بيئة العمل. ولكن هناك حدود.

إن فهم قوانين مراقبة الموظفين سيمكنك من تحقيق حقوقك. اكتشف ما يتتبعه أصحاب العمل، وكيف تراقبك أقسام الموارد البشرية، وما إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني سرية أم لا. تعرف على كيفية تأمين معلوماتك ومتى يجب عليك التعبير عن رأيك.

في هذه الأيام، لا ينبغي أن تتوقع أن تظل رسائل البريد الإلكتروني في العمل خاصة. حتى المحاكم في هذه الأيام تقف إلى جانب أصحاب العمل فيما يتعلق بخصوصية البريد الإلكتروني.

بمساعدة التكنولوجيا، يمكن لأصحاب العمل فعليًا تتبع الاتصالات التي يجريها الموظفون في العمل. ومع ذلك، لماذا يهتم أصحاب العمل بالأشياء التي يكتبها الموظفون في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم؟ أحد الأسباب هو أنهم يرغبون في تجنب المسؤولية القانونية. في حالة رفع دعوى قضائية ضدهم، يتعين على أصحاب العمل تسليم رسائل البريد الإلكتروني التي تأتي ضمن المستند الإلكتروني.

تعتقد المحاكم أن أصحاب العمل أحرار في قراءة رسائل البريد الإلكتروني لموظفيهم طالما كان لديهم سبب تجاري وجيه للقيام بذلك.

كعمال، نحن جميعًا نقدر حياتنا الخاصة. تقوم الشركات بمراقبة البريد الإلكتروني لموظفيها لزيادة كفاءة الموظفين وتقليل التعرض للديون. وفقًا للتقارير، يتتبع أصحاب العمل عادةً أكثر من 80% من بيانات الموظفين واتصالاتهم.

لماذا تجعل الشركات مراقبة الموظفين ضرورة؟ يساعد تتبع نشاط البريد الإلكتروني والإنترنت في تحديد الخطر قبل الوقت المناسب. السبب الثاني هو تحسين الإنتاجية. وفقًا للإحصاءات، أفاد العمال أنهم يتصفحون المواقع غير المتعلقة بالعمل لأكثر من ساعتين يوميًا. تعد المراقبة إحدى الطرق الرائعة للتحكم في الوقت الضائع.

وأخيرًا، يعد تجنب النزاعات القانونية سببًا رئيسيًا آخر. توفر مراقبة الموظفين الأدلة اللازمة للدفاع عن الشركة في الدعاوى القضائية والصراعات. على سبيل المثال، إذا ألقى أحد الموظفين اللوم على مديره في التحرش، فقد يتم استخدام رسائل البريد الإلكتروني إما كدليل أو لإنكار الادعاء.

إذا كنت تستخدم هاتف العمل أو الكمبيوتر المحمول أو البريد الإلكتروني، يحق لرئيسك أن يراقبك. مراقبة نشاط الموظف للكشف عن مشاركة المعلومات غير المصرح بها. يُسمح عادةً بانتهاك البيانات أو إساءة استخدام وقت العمل.

إذا حدثت دعوى قضائية للموظفين. ستتاح للشركات الفرصة لفحص سجلات اتصالات الموظفين كدليل. ومع ذلك، هناك حدود. لا يجوز لأصحاب العمل الإشراف على الموظفين بطريقة تنتهك خصوصيتهم أو دون إبلاغهم مسبقاً. كما أنهم غير قادرين على استخدام أجهزتهم أو حساباتهم الشخصية دون إذن.

تطبيقات مثل TheOneSpy تجعل مراقبة الموظفين في كل شركة أمرًا بسيطًا ويمكن الوصول إليه. يحتوي TheOneSpy على ميزات مثل عرض الشاشة المباشرة وتسجيل لوحة المفاتيح والتطبيق، بالإضافة إلى حظر الويب. وبالتالي، أصبحت الشركة الآن في وضع يسمح لها باستخدام مراقبة الموظفين.

في الولايات المتحدة، يضع أصحاب العمل سياسة تنص على أنه يمكنهم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل أثناء ساعات العمل. يمكن لأصحاب العمل الوصول إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة على البريد الإلكتروني. يمكنهم التحقق مما تتواصل معه وفي أي وقت. تستخدم العديد من الشركات في الوقت الحاضر سياسات البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة والتي يمكنها من خلالها تعزيز هذه الحقوق. تخبر السياسات الموظفين أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ليست خاصة وأن رسائلهم تخضع للمراقبة. تحتاج بعض الشركات أيضًا إلى توقيع الموظفين على نماذج موافقة تفيد أنهم على علم بأن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم ليست خاصة.

عادة، لا يقرأ أصحاب العمل جميع رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يحدث ذلك أحيانًا عندما يلفتون انتباههم إلى أي بريد إلكتروني؛ وإلا فإنهم لا يقرؤونه لأنه متاعب كبيرة. 

حتى تلك الشركات التي ليس لديها سياسة بريد إلكتروني لها الحق القانوني في قراءة رسائل البريد الإلكتروني لموظفيها طالما تم إرسالها باستخدام البريد الإلكتروني للشركة. ومع ذلك، تميل المحاكم إلى اتخاذ قرار لصالح أصحاب العمل، إذا كان لدى الشركة سبب قوي بما فيه الكفاية لقراءة رسائل البريد الإلكتروني.

وبغض النظر عن مسألة الشرعية، فإن معظم أصحاب العمل الآن، على أساس روتيني، يتتبعون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمال. تقوم بعض برامج البريد الإلكتروني بحفظ جميع الرسائل التي تمر عبرها؛ يقوم البعض بإنشاء نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة فور تلقيها، ويستخدم بعض أصحاب العمل برنامجًا يسمى مسجل المفاتيح، والذي يحفظ نسخًا حتى من رسائل البريد الإلكتروني التي تمت صياغتها والتي لا يتم إرسالها أبدًا.

وبالتالي، من خلال معرفة كل هذا، كيف يمكن للموظف أن يتجنب المتاعب المتعلقة بالبريد الإلكتروني الخاص بمكان عمله؟ إن التعامل مع كمبيوتر العمل وحساب البريد الإلكتروني بنفس الطريقة التي تتعامل بها مع هاتف العمل الخاص بك هو أفضل خطة عمل. تجنب استخدام رسائل البريد الإلكتروني العاملة للتواصل مع الأصدقاء والأقارب. ولا ترسل رسائل غير لطيفة أو رسائل فكاهية تجرح مشاعر أحد. من المؤكد أن الآخرين لن ينظروا إلى الأمر بنفس الطريقة، ولهذا السبب يجب عليك توخي الحذر.

لا يجوز للجميع عرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بنفس الطريقة التي تقوم بها. لا ترسل أبدًا شيئًا لا تريد أن يراه زميلك في العمل أو صاحب العمل.

للحفاظ على أمن الشركات، يستخدم 78% من أصحاب العمل برامج مراقبة مثل TheOneSpy. يحتوي هذا التطبيق على وظيفة مراقبة التطبيقات ورسائل البريد الإلكتروني والدردشات وجمع تقرير اليوم الكامل وإرساله إلى صاحب العمل. ومن خلال التحقق من التقرير، يمكن لصاحب العمل التعرف على كيفية استغلال موظفيه لساعات عملهم. مع TheOneSpy، يمكن لأصحاب العمل مراقبة أداء عمل موظفيهم دون انتهاك خصوصية الموظف.

باعتبارك صاحب عمل، فإن مراقبة الاتصالات واستخدام الإنترنت لموظفيك أمر مهم جدًا لزيادة إنتاجية مؤسستك. حسب إحصائيات اليوم، هناك احتمال كبير أن يقضي الموظفون من ساعة إلى 1 ساعات على الإنترنت لأغراض شخصية خلال ساعات العمل مما قد يساهم في خسارة بعض الأرباح. كحل لهذه المشكلة، يستخدم أصحاب العمل تقنيات مراقبة الموظفين مثل TheOneSpy، والتي يمكنها تتبع مواقع الويب والتطبيقات التي تمت زيارتها والتي يتم استخدامها.

في الختام، تساهم مراقبة الموظفين بأنظمة مثل TheOneSpy في خلق بيئة عمل أكثر إنتاجية، وتأمين مصالح الشركة، وتقديم البيانات لاستخدامها لمساعدة الشركة في تحسين العمليات. على الرغم من مراقبة خصوصية الموظفين، إذا كنت تستخدمها، وبعبارة أخرى، فإن النتائج التي تعود بالنفع على كل من أصحاب العمل والموظفين تستحق العناء.

يمكن لأصحاب العمل قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل قانوني في معظم الظروف؛ هناك أسباب منطقية لماذا يمكنهم القيام بذلك. فهو يساعد في حل المشاكل ويعزز إنتاجية العمال. لكن الإفراط في المراقبة يمكن أن يجعل الأمر أسوأ. المحافظة على التوازن. لا تقم بمراقبة العمل من خلال انتهاك الخصوصية. قم بمراقبتك بأفضل ما يمكنك، ولكن لا تكشف عن الكثير من المعلومات الخاصة. وأخيرا، القليل من الإشراف ضروري لنرى أننا جميعا نستفيد. إذا كنت صاحب عمل يبحث عن برنامج مراقبة، فلا تفوت فرصة تجربة برنامج مراقبة الموظفين TheOneSpy.