لقد قدّمت التكنولوجيا نشاطًا لمراقبة أنشطة موظفيها على الأجهزة المملوكة للشركة، ومراقبة أداء عملهم، كما يُمكن لأصحاب العمل مراقبة بريدهم الإلكتروني خلال ساعات العمل. لعبت التكنولوجيا دورًا هامًا على مر السنين، لا سيما في تطوير مؤسسات الأعمال. واليوم، أصبح الموظفون في مؤسسات الأعمال أكثر إنتاجية من أي وقت مضى.
يعتمد إنتاجية الموظفين بشكل كامل على استخدام الأجهزة التكنولوجية، كالهواتف المحمولة والأجهزة الإلكترونية وأجهزة الكمبيوتر المتصلة بالإنترنت. يُمكّننا استخدام التكنولوجيا وتقنياتها من توفير الوقت والجهد، وتحقيق نتائج إنتاجية أكبر، تُدرّ في نهاية المطاف إيراداتٍ وتُوفّر أجورًا مُجزيةً للعاملين.
هل من القانوني مراقبة بريد الموظفين الإلكتروني؟ (اهتمام إعلامي)
حظيت مراقبة الموظفين خلال ساعات العمل باهتمام إعلامي كبير على مر السنين. المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان (ECHR) في قضية باربوليسكو، رومانيا، 12th كانون الثاني / يناير 2016 ، أصدرت المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان حكماً بأن رب العمل يمكن أن يراقب ويحصل حتى على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة / المستلمة للموظفين على معدات الشركة خلال ساعات العمل.
لقد ضللت التقارير الإعلامية القرار من حيث أن أصحاب العمل سوف يمنحون الآن تفويضًا مطلقًا لـ مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين، ثم صدم الموظفين بشدة. من ناحية أخرى، تناول حكم المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان جوانب خاصة جدًا، وتحديدًا تقييد العمل على الأجهزة المملوكة للشركة. مثل الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر، مما أرسى سابقة للمراقبة غير المقيدة من قبل أصحاب العمل. رسائل البريد الإلكتروني المرسلة أو المستلمة من قبل العمال خلال ساعات العمل.
لقد كان بمثابة تذكير واضح ومفيد لأصحاب العمل بضرورة وجود سياسة واضحة بشأن الاستخدام الشخصي للشركة المعدات ورصد الموظفين في مكان العمل. علاوة على ذلك، يمكن لأصحاب العمل الامتثال حماية البيانات من الأجهزة المملوكة للشركة وقوانين الخصوصية عندما يتعلق الأمر بذلك مراقبة الاتصالات في مكان العمل خلال ساعات العمل.
الخلفية
أنشأ السيد باربوليسكو حسابًا على ياهو ماسنجر للاستخدام المهني بناءً على طلب صاحب عمله. من ناحية أخرى، أبلغه صاحب العمل عدة مرات أن حسابه يخضع للمراقبة على مدار عدة أيام. علاوة على ذلك، يفيد التقرير أن السيد باربوليسكو استخدم الإنترنت الخاص بالشركة لأغراض شخصية. انتهاك لسياسة الشركةلدى الشركة سياسة واضحة للغاية مفادها أنه يُحظر تمامًا انتهاك دور الشركة داخل مقر الشركة والأهم من ذلك استخدام الأجهزة المملوكة للشركة، مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف وأجهزة التلكس والفاكس لأسباب شخصية.
عندما أنكر آل باربول استخدام ياهو ماسنجر لأسباب شخصية، قدم له صاحب العمل الدليل. علاوة على ذلك، يمتلك صاحب العمل خمسًا وأربعين صفحة من مراسلاته تتضمن العديد من أنشطة المراسلة الفورية، مثل الرسائل ومحادثات الدردشة مع خطيبته ومع شقيقه الأصغر، بالإضافة إلى... البيانات الحساسة عن صحته والحياة الجنسية.
لاحقًا، فصله أصحاب العمل، واستخدموا سجلات أنشطته خلال ساعات العمل، مستخدمين ممتلكات الشركة، في إجراءات تأديبية. علاوة على ذلك، استأنف باربوليسكو أمام المحكمة، مدعيًا أن رسائله الإلكترونية محمية بموجب المادة 8 من الاتفاقية الأوروبية لحقوق الإنسان فيما يتعلق بحياته الخاصة ومراسلاته. في نهاية المطاف، وبعد الاطلاع على جميع الأدلة التي قدمها أصحاب العمل في الشركة، رفضت محكمة مقاطعة بوخارست استئنافه.
الايجابيات من رصد البريد الإلكتروني للموظفين
قد يكون لمراقبة بريد الموظفين الإلكتروني فوائد جمة، ولكن على أصحاب العمل معرفة حدود مراقبة الموظفين. عندما يتعلق الأمر بمزايا مراقبة بريد الموظفين الإلكتروني، فإن أولها هو اكتشاف وإيقاف أي إساءة أو سلوك غير لائق من جانب الموظفين.
علاوة على ذلك، يمكن لأصحاب العمل التأكد من عدم إضاعة موظفيهم لوقتهم، خاصةً في غير أوقات العمل. هذا يمنع السلوكيات السيئة للموظفين، ويشكل رادعًا قويًا ضد السلوكيات غير المرغوب فيها.
يمكن لأصحاب العمل التقاط موظفيهم خلال ساعات العمل إذا كانوا متورطين في شيء مريب السمعة حقا أو غيرها من جوانب تنظيم الأعمال. لذلك ، واضح سياسة المراقبة لرسائل البريد الإلكتروني للموظف يمكن حماية المؤسسات التجارية من الهجمات الإلكترونية مثل عمليات الاحتيال عبر الإنترنت وهجمات برامج الفدية الإلكترونية عن طريق إرسالها إلى الشركة الروابط الخبيثة عبر الإنترنت على رسائل البريد الإلكتروني للموظف.
بالإضافة إلى ذلك، قد تفقد في نهاية المطاف جميع البيانات السرية المخزنة على أجهزتك. مراقبة البريد الإلكتروني، إذا أُحسنت داخل مؤسسات الأعمال، يمكن أن تؤدي إلى زيادة إنتاجية صاحب العمل وتقليل نسبة التحرش أو التنمر في المكتب. يُعدّ تحرش النساء في مكان العمل أمرًا شائعًا، لذا يمكن لصاحب العمل حماية حقوق الموظفات على أكمل وجه.
دراسة PEW ذكرت ذلك
في الوقت الحالي ، يقضي المحترفون أكثر من 6.3 ساعة يوميًا في رسائل البريد الإلكتروني المرسلة / المستلمة لرسائل 123 الإلكترونية التي قد تكون أرقامًا متوسطة. يتحرك معظم الموظفين فوق رسائل البريد الإلكتروني في وقت مبكر للغاية قبل دخولهم إلى مكان العمل ويتحقق أصحاب العمل من صندوق البريد الخاص بهم حتى في عطلة نهاية الأسبوع. من ناحية أخرى ، فإن الجيل Z هو الأقل اهتمامًا بإرسال رسائل البريد الإلكتروني ويفضل تطبيقات المراسلة الفورية عبر رسائل البريد الإلكتروني.
أفضل النصائح لأصحاب العمل لمراقبة البريد الإلكتروني للموظفين
- إن الاتجاه المتزايد لمراقبة الموظفين في مكان العمل له أهميته، ولكن من ناحية أخرى، يحتاج أصحاب العمل الذين يعتزمون المشاركة في مراقبة الموظفين إلى ضمان ما يلي.
- يحتاج أرباب العمل إلى سياسة حول استخدام الهاتف الخلوي والإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي.
- يحتاجون إلى أنظمة مراقبة شفافة بموافقة مناسبة ضدهم التواصل مع الموظفين عبر البريد الإلكتروني أو أدوات أخرى على الأجهزة المملوكة للشركة. ينبغي عليهم شرح ضرورة المراقبة للموظف.
- تأكد من أن موظفيك هم السبب في مراقبة البريد الإلكتروني الخاص بك أو أي شيء آخر ، وهو أمر ضروري وغير متناسب فيما يتعلق بالمخاوف التي يسعى إلى تهدئتها.
- سيتم تنفيذ أي نوع من أنواع المراقبة بأقل الطرق غير المشروعة وتدخلاً
- اتفاق مكتوب sh
من المفترض أن تتفق أنت وصاحب العمل على مراقبة أنشطتك الخاصة، وسيتعين على الموظف اتباع سياسة الشركة. - تأكد من أن مراقبة الموظف لن تؤثر على خصوصيته، وأن الغرض منها هو مصلحة العمل. مع ذلك، لا تستخدم الإنترنت أو بيانات الشركة لأغراض شخصية.
- يجب مراجعة سياسة الشركة بشكل منتظم وإجراء التغييرات إذا لزم الأمر.
- يجب أن يتم وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني للموظفين على أنها شخصية/خاصة، ويجب ألا يتمكنوا من الوصول إلى الرسائل الشخصية إلا لأسباب مشروعة مثل استخدام الأجهزة المملوكة للشركة لأسباب شخصية من قبل الموظفين.
- الرؤساء بحاجة إلى تنفيذ سياسة BYOD (أحضر سياسة الجهاز الخاصة بك) التي يمكن السماح بها
- يتم إجراء المراقبة التدخلية والواضحة للموظفين فقط للحصول على موافقة خطية من الموظفين في وقت التوظيف منع واكتشاف النشاط غير القانوني لحفظ البيانات الخاصة والسرية للشركة.
قبل الوصول إلى الاستنتاج ، يجب أن تضع في اعتبارك أن الحرب السيبرانية آخذة في الارتفاع وأصبح اختراق البريد الإلكتروني سلاحًا شائعًا للقراصنة. خلقت المتسللين الفوضى الشركة ، لذلك تحتاج إلى إدراك الرؤساء من كل بريد إلكتروني واحد المرسلة / المستلمة من قبل الموظفين خلال ساعات العمل باستخدام الأجهزة المملوكة للشركة. هذا سوف تمكن أرباب العمل لحماية أعمالهم من المتسللين والمخادعين على أكمل وجه.
الخلاصة:
كما قرأت ما ذكر أعلاه المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان الحكم حول مراقبة البريد الإلكتروني للموظفين. يكفي أن يكون لدى المديرين اتفاقية مكتوبة مسبقًا لمراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين. بعد ذلك، يمكن لأصحاب العمل مراقبة رسائل البريد الإلكتروني لموظفيهم على أجهزة الشركة خلال ساعات العمل، بغض النظر عن استخدامهم لأدوات تقنية لتتبع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية من خلال تطبيقات المراقبة، وذلك حرصًا على سلامة العمل ومراقبة موظفيهم للكشف عن أي تورط في أي أمر مريب. مع ذلك، يجب على المديرين احترام خصوصية كل موظف على وجه الخصوص، واتخاذ الإجراءات اللازمة في حال حدوث أي انتهاك لحماية العمل.
مصادر:
https://www.forbes.com/sites/ciocentral/2017/02/15/as-workplace-communication-evolves-email-may-not-prevail/#5bb84af7626c
https://www.irelandip.com/wp-content/uploads/sites/255/2017/09/Monitoring-employees-emails-how-far-is-too-far-Davinia-Brennan-Privacy-Data-Protection.pdf
