لعبت التكنولوجيا دورًا مهمًا على مر السنين خاصة بالنسبة للنهوض بمؤسسات الأعمال. اليوم ، أصبح الموظفون داخل مؤسسات الأعمال أكثر إنتاجية من أي وقت مضى. يعتمد السبب وراء إنتاجية الموظفين كليًا على استخدام المخلوقات التكنولوجية من حيث الهواتف المحمولة والأدوات وأجهزة الكمبيوتر المتصلة بالإنترنت. يمكّننا استخدام التكنولوجيا ومخلوقاتها من استهلاك وقت وطاقات أقل لكسب المزيد والمزيد من النتائج الإنتاجية التي تولد في النهاية إيرادات وتوفر سلمًا جيدًا للأجور للعمال. ومع ذلك ، فقد أدخلت التكنولوجيا أيضًا نشاطًا لمراقبة أداء عمل الموظف ومراقبة أنشطته على الأجهزة المملوكة للشركة في شكل مراقبة البريد الإلكتروني للموظفين.
رصد الموظف له انتباه وسائل الإعلام الهامة
حظي رصد الموظفين خلال ساعات العمل باهتمام إعلامي كبير على مر السنين. المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان (ECHR) في Barbulescu Romania 12th كانون الثاني / يناير 2016 ، أصدرت المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان حكماً بأن رب العمل يمكن أن يراقب ويحصل حتى على رسائل البريد الإلكتروني المرسلة / المستلمة للموظفين على معدات الشركة خلال ساعات العمل.
ومع ذلك ، فقد ضللت تقارير وسائل الإعلام القرار من حيث أرباب العمل من الآن تمكين تفويضا مطلقا ل مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظف ثم ضرب الموظفين بعاصفة. من ناحية أخرى ، كان حكم محكمة حقوق الإنسان الأوروبية يتعلق ببعض الجوانب الخاصة للغاية ، وعلى وجه الخصوص ، فرض قيود على العمل على الأجهزة المملوكة للشركة مثل الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر ولم يضع سابقة للرصد غير المقيد من قبل أرباب العمل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة أو المستلمة من قبل العمال في غضون ساعات العمل. من ناحية أخرى ، كان بمثابة تذكير مفيد لأصحاب العمل لديهم سياسة واضحة حول الاستخدام الشخصي للشركة المعدات و المراقبة على الموظفين في مكان العمل. علاوة على ذلك ، يمكن لأصحاب العمل الامتثال حماية البيانات من الشركة داخل الأجهزة المملوكة للشركة وقوانين الخصوصية عند ذهابهم مراقبة الاتصالات في مكان العمل في غضون ساعات العمل.
الخلفية
قام السيد Barbulescu بإنشاء حساب Yahoo messenger للاستخدام الاحترافي وفقًا لطلب صاحب العمل ، ومن ناحية أخرى ، أبلغه أرباب العمل عدة مرات أنه يتم مراقبة حسابهم على مدار عدة أيام. علاوة على ذلك ، يقول التقرير السيد Barbulescu قد استخدمت الإنترنت للشركة لأسباب شخصية كانت انتهاك لسياسة الشركة. لدى الشركة سياستها الواضحة تمامًا أنه يمنع منعاً باتاً انتهاك دور الشركة داخل مباني الشركة والأهم من ذلك استخدام الأجهزة المملوكة للشركة مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف وأجهزة التلكس والفاكس لأسباب شخصية.
من ناحية أخرى ، عندما نفى باربيولز من استخدام "ياهو مسنجر" لأسباب شخصية ، فإن صاحب العمل قدم له البراهين. وعلاوة على ذلك ، فإن لدى أرباب العمل 45 صفحة من اتصالاته تتضمن العديد من أنشطة المراسلة الفورية مثل الرسائل ومحادثات الدردشة مع خطيبه ومع شقيقه الأصغر بالإضافة إلى البيانات الحساسة عن صحته والحياة الجنسية.
وفي وقت لاحق ، قام أرباب العمل بإطلاق سراحه واستخدموا نسخة من أنشطته في غضون ساعات العمل باستخدام ممتلكات الشركة في الإجراءات التأديبية. وعلاوة على ذلك ، ناشد باروبليسكو المحكمة ويدعي أن رسائل بريده الإلكتروني محمية بموجب المادة 8 من الاتفاقية الأوروبية بشأن حقوق الانسان كما تتعلق حياته الخاصة والمراسلات. في نهاية اليوم ، بعد مشاهدة جميع الأدلة التي قدمها أرباب العمل في الشركة ، رفضت محكمة مقاطعة بوخارست استئنافه.
الايجابيات من رصد البريد الإلكتروني للموظفين
يمكن رصد البريد الإلكتروني للموظفين جلب العديد من المزايا ، ولكن يجب أن يعرف أصحاب العمل كم هو الكثير من مراقبة الموظفين؟ عندما يتعلق الأمر بالمتخصصين في مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين ، فإن الهدف الأول يتمثل في اكتشاف وإيقاف إساءة الاستخدام أو السلوك غير اللائق للموظفين.
علاوة على ذلك ، يمكن لأصحاب العمل التأكد من أن موظفيهم لا يضيعون الوقت خاصة في زملائهم غير المتصلين بالعمل. يمكن أن تمنع السلوك السيئ للموظفين ويمكن أن يكون رادعًا قويًا ضد السلوك غير المرغوب فيه.
يمكن لأصحاب العمل التقاط موظفيهم خلال ساعات العمل إذا كانوا متورطين في شيء مريب السمعة حقا أو غيرها من جوانب تنظيم الأعمال. لذلك ، واضح سياسة المراقبة لرسائل البريد الإلكتروني للموظف يمكن حماية منظمات الأعمال من الهجمات السيبرانية مثل الحيل على الإنترنت و هجمات رانسوموار السيبرانية عن طريق إرسالها إلى الشركة الروابط الخبيثة عبر الإنترنت على رسائل البريد الإلكتروني للموظف.
بالإضافة إلى ذلك ، في نهاية اليوم ، قد تفقد جميع البيانات السرية المخزنة على الأجهزة. مراقبة البريد الإلكتروني ، إذا تم القيام به بشكل صحيح داخل منظمات الأعمال يمكن أن يؤدي إلى زيادة الإنتاجية لدى صاحب العمل وخفض نسبة التحرش أو التسلط في المكتب. تحرش النساء في مكان العمل هو النشاط الشائع ، لذلك يمكن لصاحب العمل حماية حقوق الموظفات على أكمل وجه.
دراسة PEW ذكرت ذلك
في الوقت الحالي ، يقضي المحترفون أكثر من 6.3 ساعة يوميًا في رسائل البريد الإلكتروني المرسلة / المستلمة لرسائل 123 الإلكترونية التي قد تكون أرقامًا متوسطة. يتحرك معظم الموظفين فوق رسائل البريد الإلكتروني في وقت مبكر للغاية قبل دخولهم إلى مكان العمل ويتحقق أصحاب العمل من صندوق البريد الخاص بهم حتى في عطلة نهاية الأسبوع. من ناحية أخرى ، فإن الجيل Z هو الأقل اهتمامًا بإرسال رسائل البريد الإلكتروني ويفضل تطبيقات المراسلة الفورية عبر رسائل البريد الإلكتروني.
أعلى عشر نصائح لرؤساء لمراقبة الموظفين
- • الاتجاه المتزايد لرصد الموظفين في مكان العمل له أهميته ، ولكن من ناحية أخرى ، فإن أصحاب العمل الذين ينوون المشاركة في مراقبة الموظفين يحتاجون إلى ضمان ما يلي.
- يحتاج أرباب العمل إلى سياسة حول استخدام الهاتف الخلوي والإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي.
- يحتاجون إلى أنظمة مراقبة شفافة بموافقة مناسبة ضدهم التواصل مع الموظفين عبر البريد الإلكتروني أو أدوات أخرى على الأجهزة المملوكة للشركة. ينبغي أن يشرح لل الموظف لماذا المراقبة ضرورية.
- تأكد من أن موظفيك هم السبب في مراقبة البريد الإلكتروني الخاص بك أو أي شيء آخر ، وهو أمر ضروري وغير متناسب فيما يتعلق بالمخاوف التي يسعى إلى تهدئتها.
- سيتم تنفيذ أي نوع من أنواع المراقبة بأقل الطرق غير المشروعة وتدخلاً
- اتفاق مكتوب sh
هل يجب عليك أنت وصاحب عملك أن تراقب أنشطتك الخاصة وسيكون على الموظف اتباع سياسة الشركة. - تأكد من أن مراقبة الموظف لن تؤثر على خصوصيتهم وأنها ستنفذ من أجل مصلحة العمل. ومع ذلك ، لا تستخدم الإنترنت والانتماء إلى الشركة لأسباب شخصية.
- يجب مراجعة سياسة الشركة بانتظام ، ويجب إجراء التغييرات إذا لزم الأمر.
- يجب وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالموظفين على أنها شخصية / خاصة ، ولا يجب عليهم الوصول إلى الرسائل الشخصية إلا لأسباب مشروعة مثل استخدام الأجهزة المملوكة للشركة لأسباب شخصية من قبل الموظفين.
- الرؤساء بحاجة إلى تنفيذ سياسة BYOD (أحضر سياسة الجهاز الخاصة بك) التي يمكن السماح بها
- يتم إجراء المراقبة التدخلية والواضحة للموظفين فقط للحصول على موافقة خطية من الموظفين في وقت التوظيف منع واكتشاف النشاط غير القانوني لحفظ البيانات الخاصة والسرية للشركة.
قبل الوصول إلى الاستنتاج ، يجب أن تضع في اعتبارك أن الحرب السيبرانية آخذة في الارتفاع وأصبح اختراق البريد الإلكتروني سلاحًا شائعًا للقراصنة. خلقت المتسللين الفوضى الشركة ، لذلك تحتاج إلى إدراك الرؤساء من كل بريد إلكتروني واحد المرسلة / المستلمة من قبل الموظفين خلال ساعات العمل باستخدام الأجهزة المملوكة للشركة. هذا سوف تمكن أرباب العمل لحماية أعمالهم من المتسللين والمخادعين على أكمل وجه.
الخلاصة:
كما قرأت ما ذكر أعلاه المحكمة الأوروبية لحقوق الإنسان الحكم حول مراقبة البريد الإلكتروني لرسائل البريد الإلكتروني للموظفين. يحتاج الرؤساء فقط إلى اتفاق مكتوب مسبقًا لمراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين. بعد ذلك ، يمكن لأصحاب العمل مراقبة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بموظفيهم على الأجهزة المملوكة للشركة خلال ساعات العمل ، بغض النظر عما إذا كانوا يستخدمون بعض الأدوات التقنية تتبع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الفورية من خلال تطبيق المراقبة لسلامة الأعمال ومراقبة موظفيها للقبض عليهم إذا شاركوا في شيء مريب. ومع ذلك ، يجب على الرؤساء احترام كل خصوصية الموظف على وجه الخصوص ولكن اتخاذ إجراءات في حالة انتهاك عندما يتعلق الأمر بحماية الشركة.
مصادر:
https://www.forbes.com/sites/ciocentral/2017/02/15/as-workplace-communication-evolves-email-may-not-prevail/#5bb84af7626c
https://www.irelandip.com/wp-content/uploads/sites/255/2017/09/Monitoring-employees-emails-how-far-is-too-far-Davinia-Brennan-Privacy-Data-Protection.pdf
