El monitoreo de empleados es una práctica controvertida pero legal. Muchos empleadores lo usan para rastrear las actividades de sus empleados. Al mismo tiempo, no siempre es popular. Supervisar el comportamiento de los empleados puede ayudar a proteger a las empresas de posibles problemas legales. Asegura que los trabajadores sean productivos. Pero, ¿qué es exactamente el monitoreo de empleados? ¿Como funciona?
Y lo más importante, ¿por qué es legal? Este artículo analizará todas estas preguntas. Primero, le brindará las mejores prácticas para implementar el monitoreo de empleados en su organización.
Exploraremos por qué los empleadores controlan a sus empleados, también los diversos métodos y las leyes que rigen esta actividad. También discutiremos el monitoreo efectivo de los empleados sin cruzar ninguna línea legal sin infringir sus derechos. Finalmente, examinaremos cómo las empresas pueden utilizar esta información para mejorar el rendimiento y la productividad.
Los requisitos legales de la supervisión de los empleados
Monitoreo de empleados es legalmente aceptado siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos. Como empleador, debe notificar a su personal cuando planea monitorear su actividad y explicar por qué. También debe discutir las limitaciones de cualquier monitoreo electrónico. Asegúrese de que los empleados entiendan sus derechos.
Los empleadores pueden monitorear los dispositivos propiedad de la empresa que se usan con fines laborales, como computadoras y teléfonos celulares. La ECPA especifica que los empleadores pueden instalar software y hardware que rastrean:
- correos electrónicos de los empleados
- Llamadas telefónicas
- Uso de computadora
- Descargas de aplicaciones
- Actividades de redes sociales
Sin embargo, los empleadores tienen acceso limitado a la comunicación personal de los empleados en estos dispositivos o en los de propiedad privada. Solo es legal si el empleado ha dado su consentimiento o tiene un interés comercial primordial.
Razones comunes para el monitoreo de empleados
Después de comprender las legalidades del monitoreo de empleados, es hora de analizar algunas de las razones comunes por las que los empleadores eligen monitorear a sus empleados. Generalmente, el monitoreo se utiliza para:
- Garantizar la seguridad/protección en el lugar de trabajo: Los empleadores deben garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad. Ellos deberían proteger contra la violencia en el lugar de trabajo. El monitoreo permite a los empleadores detectar situaciones potencialmente peligrosas. Eso puede ocurrir en el sitio y también puede usarse para rastrear los movimientos y la actividad de los empleados.
- Aumentar la productividad: En la mayoría de los casos, el seguimiento mejorará la productividad de los empleados. Ayuda a realizar un seguimiento de las métricas clave de rendimiento. Como el tiempo dedicado a tareas específicas y la frecuencia de los descansos. Para que los empleados que no trabajan de manera eficiente puedan ser seleccionados para recibir más asesoramiento. También permite a las organizaciones comprender su flujo de trabajo y realizar ajustes administrativos en consecuencia.
- Confirme que se cumplen los requisitos del trabajo: Los empleadores pueden utilizar software de seguimiento para confirmar que se cumplen determinadas expectativas laborales. Además, los empleados siguen cumpliendo con las políticas de la empresa. Esto es especialmente útil si la organización tiene muchos trabajadores remotos. Que no se encuentren físicamente presentes en la oficina. A través del seguimiento de los empleados, las empresas pueden garantizar que su equipo esté siempre trabajando. Cuándo deben ser y siguiendo todos los protocolos necesarios.
Cómo monitorear empleados de forma anónima y legal
El control de los empleados es un tema complejo. Pero hay algunas mejores prácticas que las organizaciones pueden usar para asegurarse de que están monitoreando legalmente a los empleados. El monitoreo anónimo es una de estas prácticas.
El monitoreo anónimo implica recopilar datos que no identifican personalmente a ningún empleado. Es ampliamente aceptado como una práctica legal. Ya que permite a las empresas recopilar datos sin infringir los derechos de los empleados.
Estos son los pasos para asegurarse de monitorear a los empleados de forma anónima y legal:
- Utilice una herramienta de anonimización: Las herramientas de anonimización ayudan a eliminar cualquier identificador personal adjunto de los datos. Se asegura de que sea verdaderamente anónimo y desvinculable. Para que los empleados no sean identificados a través de sus datos.
- Tenga una política clara: Establecer las reglas para el monitoreo de los empleados por adelantado ayuda a garantizar que todos sepan qué es y qué no es aceptable. Esto debe hacerse a través de un conjunto claro de políticas y procedimientos. Qué equipos legales deben revisar periódicamente.
- Utilice soluciones de software de seguimiento: Las soluciones de software como TheOneSpy permiten un seguimiento preciso de las actividades de los empleados sin comprometer su privacidad o seguridad. No es necesario recopilar o almacenar datos personales, como nombres o información de contacto. Mediante el uso de las soluciones de software adecuadas, los empleadores pueden crear informes y registros de auditoría con una intervención manual limitada. sin dejar de cumplir con las leyes y regulaciones sobre privacidad.
¿Por qué es legal monitorear a los empleados?
La legalidad de la supervisión de los empleados se reduce a dos factores principales. El derecho del empleado a la privacidad y el derecho del empleador a proteger sus intereses. Mientras que los empleadores a menudo controlan el comportamiento de los empleados para garantizar un entorno de trabajo seguro y productivo. Para proteger los activos de la empresa, los empleados deben saber que se respetan sus derechos.
El problema puede reducirse a una cuestión de comprensión. Cuando los empleados son plenamente conscientes de que están siendo monitoreados, pueden estar seguros de que sus derechos aún se respetan. Mientras que su empleador está salvaguardando sus intereses.
La ley del consentimiento
En general, la vigilancia de los empleados es legal. Siempre que ambas partes hayan dado su consentimiento, es decir, el empleado y el empleador hayan acordado las medidas de control en cuestión. Como tal, los empleadores deben establecer pautas claras sobre qué tipo de información será monitoreada. Cómo se usará antes de que ocurra cualquier monitoreo. También es importante que los empleadores proporcionen a los empleados información clara sobre qué datos se recopilan y cómo la empresa los usará, almacenará y protegerá.
Software de monitoreo de empleados
El software de monitoreo de empleados también puede proporcionar beneficios únicos para los empleadores con respecto al seguimiento de la productividad y el análisis analítico. Les permite evaluar el desempeño e identificar áreas de mejora. Dicho software también brinda a los empleadores visibilidad sobre cuándo un empleado está trabajando. Cuando están tomando descansos. Si están socializando en exceso o si están holgazaneando en sus deberes. Al usar dicho software de manera responsable, los empleadores pueden asegurarse de que sus esfuerzos de monitoreo se mantengan dentro de los límites legales. Mientras proporciona información valiosa sobre sus desempeño de la fuerza laboral.
Cómo monitorear a los empleados legalmente
La respuesta corta a si el monitoreo de los empleados es legal es "sí". Pero la respuesta larga requiere comprender los detalles de cómo y por qué es legal.
Regulaciones gubernamentales
El gobierno ha aprobado leyes que protegen a los empleados de prácticas de supervisión intrusivas. Aclara qué tipos de monitoreo pueden ocurrir en el lugar de trabajo. Los empleadores también deben cumplir con ciertas leyes de privacidad en ciertas regiones. Como el RGPD en Europa.
Consentimiento del empleado
Los empleadores deben proporcionar a sus empleados pautas claras y concisas sobre qué tipos de monitoreo están permitidos. Deben recibir el consentimiento de los empleados para monitorear. Si una empresa quiere monitorear los correos electrónicos de los empleados u otras comunicaciones electrónicas, debe decirlo explícitamente en sus políticas.
Notificación
Cuando los empleadores eligen monitorear a los empleados. Deben notificar a esos empleados cuando comience ese monitoreo. Los empleados deben saber si sus conversaciones están siendo vigiladas. O si los correos electrónicos están siendo rastreados. Esto asegura que cada empleado tenga un conocimiento y una comprensión claros. Sobre lo que está ocurriendo bajo la política de la empresa.
Cómo usar los resultados del monitoreo
Cuando se trata de la supervisión de los empleados, la pregunta más importante puede ser. ¿Cómo utiliza la información del proceso de seguimiento? No puedes simplemente recogerlo y dejarlo.
Los datos que recibe del monitoreo de los empleados pueden proporcionar una variedad de información valiosa. Como:
- Niveles de productividad de los empleados
- Tiempo dedicado a cada tarea
- Calidad de trabajo
- Cumplimiento de las políticas de la empresa.
- Procedimientos y prácticas de seguridad
Su organización puede usar los resultados para comprender mejor el desempeño de los empleados. También para identificar áreas donde se puede necesitar más capacitación. Garantiza que siga cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables. Es importante utilizar los datos de forma responsable. No criticar injustamente a los empleados. En última instancia, la supervisión de los empleados puede proporcionar una mayor transparencia en su organización. Conducirá a mejorar la moral y la eficiencia.
¿Cuáles son los límites del monitoreo?
La supervisión de los empleados es un tema complicado. Muchas reglas y regulaciones están diseñadas para proteger los derechos del empleado. Debe notificar a sus empleados que sus actividades están siendo monitoreadas.
Debe tener en cuenta que la información que recopila debe limitarse solo a lo necesario. Para el desempeño de las funciones laborales de sus empleados. Nunca debe recopilar información personal. Como cuentas bancarias, números de seguro social u otros datos confidenciales. Del mismo modo, asegúrese de que todas las conversaciones que sus empleados tengan a través de las plataformas de chat de la empresa sean confidenciales. Solo debe ser relevante para su trabajo.
También debe tener en cuenta las leyes de privacidad tanto a nivel estatal como federal. Al considerar los métodos de monitoreo de los empleados. En términos generales, la mayoría de los estados requieren que los empleadores informen a sus trabajadores. Si están siendo monitoreados y obtener el consentimiento. Si tiene previsto recabar algún dato relacionado con su actividad.
Finalmente, el monitoreo debe seguir la política de la empresa. Esto incluye monitorear las actividades de los empleados solo durante las horas de trabajo. Y no cuando fuera del reloj. A menos que se indique explícitamente en el manual de su empresa que tales acciones pueden ocurrir.
Conclusión:
En conclusión, el seguimiento de los empleados es una actividad legal. Se hace de manera que se respete la privacidad de los empleados. Los empleadores deben asegurarse de que cualquier acción se realice de manera transparente. Debe ser con lineamientos claros y políticas operativas. Debe describir por qué, cuándo y cómo se llevan a cabo las actividades de monitoreo.
Los empleadores también deben asegurarse de que cualquier información recopilada se maneje de acuerdo con la ley. Los empleados deben ser conscientes de las restricciones y expectativas establecidas en sus contratos. Al conocer cualquier legislación de protección de datos. antes de aceptar cualquier forma de seguimiento. Mientras que el monitoreo de los empleados puede ayudar a promover un entorno laboral productivo. Es importante asegurarse de que se lleve a cabo con respeto e integridad.
