कर्मचारी निगरानी एक विवादास्पद लेकिन कानूनी प्रथा है। कई नियोक्ता इसका उपयोग अपने कर्मचारियों की गतिविधियों को ट्रैक करने के लिए करते हैं। साथ ही, यह हमेशा लोकप्रिय नहीं होता है। कर्मचारियों के व्यवहार की निगरानी व्यवसायों को संभावित कानूनी मुद्दों से बचाने में मदद कर सकती है। यह सुनिश्चित करता है कि श्रमिक उत्पादक हैं। लेकिन कर्मचारी निगरानी वास्तव में क्या है? यह कैसे काम करता है?
और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यह कानूनी क्यों है? यह लेख इन सभी सवालों पर गौर करेगा। सबसे पहले, यह आपको अपने संगठन में कर्मचारी निगरानी को लागू करने के लिए सर्वोत्तम अभ्यास प्रदान करेगा।
हम यह पता लगाएंगे कि नियोक्ता अपने कर्मचारियों की निगरानी क्यों करते हैं—इस गतिविधि को नियंत्रित करने वाले विभिन्न तरीके और कानून भी। हम कर्मचारियों के अधिकारों का उल्लंघन किए बिना किसी कानूनी सीमा को पार किए बिना कर्मचारियों की प्रभावी निगरानी पर भी चर्चा करेंगे। अंत में, हम जांच करेंगे कि प्रदर्शन और उत्पादकता में सुधार के लिए व्यवसाय इस जानकारी का उपयोग कैसे कर सकते हैं।
कर्मचारी निगरानी की कानूनी आवश्यकताएं
कर्मचारी की निगरानी जब तक यह कुछ आवश्यकताओं का पालन करता है तब तक कानूनी रूप से स्वीकार किया जाता है। एक नियोक्ता के रूप में, आपको अपने कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए जब आप उनकी गतिविधि की निगरानी करने की योजना बनाते हैं और इसका कारण स्पष्ट करते हैं। आपको किसी भी इलेक्ट्रॉनिक मॉनिटरिंग की सीमाओं पर भी चर्चा करनी चाहिए। सुनिश्चित करें कि कर्मचारी अपने अधिकारों को समझें।
नियोक्ता कंप्यूटर और सेल फोन जैसे कार्य उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाने वाले कंपनी के स्वामित्व वाले उपकरणों की निगरानी कर सकते हैं। ECPA निर्दिष्ट करता है कि नियोक्ता सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर स्थापित कर सकते हैं जो ट्रैक करते हैं:
- कर्मचारी ईमेल
- फोन कॉल्स
- कंप्यूटर का उपयोग
- ऐप डाउनलोड
- सोशल मीडिया गतिविधियों
हालांकि, नियोक्ताओं के पास इन उपकरणों या निजी स्वामित्व वाले कर्मचारियों के व्यक्तिगत संचार तक सीमित पहुंच है। यह केवल कानूनी है अगर कर्मचारी ने सहमति दी है या उसके पास एक अधिभावी व्यावसायिक हित है।
कर्मचारी निगरानी के सामान्य कारण
कर्मचारी निगरानी की कानूनीताओं को समझने के बाद, नियोक्ता अपने कर्मचारियों की निगरानी करने के लिए कुछ सामान्य कारणों को देखने का समय आ गया है। आम तौर पर, निगरानी का उपयोग इसके लिए किया जाता है:
- कार्यस्थल की सुरक्षा/संरक्षा सुनिश्चित करें: नियोक्ता को स्वास्थ्य और सुरक्षा नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करना चाहिए। वे चाहिए कार्यस्थल हिंसा से बचाव. निगरानी नियोक्ताओं को संभावित खतरनाक स्थितियों का पता लगाने की अनुमति देती है। यह ऑनसाइट हो सकता है और इसका उपयोग कर्मचारियों की गतिविधियों और गतिविधि को ट्रैक करने के लिए भी किया जा सकता है।
- उत्पादकता बढाओ: ज्यादातर मामलों में, निगरानी से कर्मचारी उत्पादकता में सुधार होगा। यह प्रमुख प्रदर्शन मेट्रिक्स को ट्रैक करने में मदद करता है। जैसे कि विशिष्ट कार्यों पर बिताया गया समय और ब्रेक की आवृत्ति। ताकि जो कर्मचारी कुशलता से काम नहीं कर रहे हैं उन्हें आगे की सलाह के लिए चुना जा सके। यह संगठनों को अपने वर्कफ़्लो को समझने और उसके अनुसार प्रशासनिक समायोजन करने की भी अनुमति देता है।
- पुष्टि करें कि नौकरी की आवश्यकताएं पूरी हुई हैं: नियोक्ता यह पुष्टि करने के लिए निगरानी सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं कि नौकरी की कुछ अपेक्षाएँ पूरी हो गई हैं। साथ ही, कर्मचारी कंपनी की नीतियों का अनुपालन करते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि संगठन में कई दूरस्थ कर्मचारी हैं। जो कार्यालय में भौतिक रूप से उपस्थित नहीं हैं। कर्मचारी निगरानी के माध्यम से, कंपनियां यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि उनकी टीम हमेशा काम कर रही है। जब उन्हें होना चाहिए और सभी आवश्यक प्रोटोकॉल का पालन करना चाहिए।
गुमनाम और कानूनी रूप से कर्मचारियों की निगरानी कैसे करें
कर्मचारी निगरानी एक जटिल मुद्दा है। लेकिन कुछ सर्वोत्तम प्रथाएँ हैं जिनका उपयोग संगठन यह सुनिश्चित करने के लिए कर सकते हैं कि वे कानूनी रूप से कर्मचारियों की निगरानी कर रहे हैं। अनाम निगरानी इन प्रथाओं में से एक है।
अनाम निगरानी में डेटा एकत्र करना शामिल है जो व्यक्तिगत रूप से किसी कर्मचारी की पहचान नहीं करता है। यह व्यापक रूप से एक कानूनी अभ्यास के रूप में स्वीकार किया जाता है। चूंकि यह व्यवसायों को कर्मचारी अधिकारों का उल्लंघन किए बिना डेटा एकत्र करने की अनुमति देता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए यहां चरण दिए गए हैं कि आप गुमनाम और कानूनी रूप से कर्मचारियों की निगरानी करें:
- एक गुमनाम उपकरण का प्रयोग करें: गुमनामी उपकरण डेटा से किसी भी संलग्न व्यक्तिगत पहचानकर्ता को हटाने में मदद करते हैं। यह सुनिश्चित करता है कि यह वास्तव में गुमनाम और असंबद्ध है। ताकि उनके डाटा से कर्मचारियों की पहचान न हो सके।
- स्पष्ट नीति अपनाएं: कर्मचारी निगरानी के लिए पहले से नियम निर्धारित करने से यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि हर कोई जानता है कि क्या स्वीकार्य है और क्या नहीं। यह नीतियों और प्रक्रियाओं के एक स्पष्ट सेट के माध्यम से किया जाना चाहिए। किन कानूनी टीमों को नियमित रूप से समीक्षा करनी चाहिए।
- ट्रैकिंग सॉफ़्टवेयर समाधानों का उपयोग करें: TheOneSpy जैसे सॉफ़्टवेयर समाधान कर्मचारियों की गोपनीयता या सुरक्षा से समझौता किए बिना उनकी गतिविधियों पर सटीक नज़र रखने की अनुमति देते हैं। व्यक्तिगत डेटा जैसे नाम या संपर्क जानकारी एकत्र करना या संग्रहीत करना अनावश्यक है। सही सॉफ़्टवेयर समाधानों का उपयोग करके, नियोक्ता सीमित मानवीय हस्तक्षेप के साथ रिपोर्ट और ऑडिट ट्रेल्स बना सकते हैं। गोपनीयता के बारे में कानूनों और विनियमों का अनुपालन करते हुए भी।
कर्मचारियों की निगरानी करना कानूनी क्यों है?
कर्मचारी निगरानी की वैधता दो प्राथमिक कारकों के नीचे आती है। कर्मचारी की निजता का अधिकार और नियोक्ता के अपने हितों की रक्षा का अधिकार। जबकि नियोक्ता अक्सर एक सुरक्षित, उत्पादक कार्य वातावरण सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी व्यवहार की निगरानी करते हैं। कंपनी की संपत्ति की रक्षा के लिए, कर्मचारियों को यह जानना होगा कि उनके अधिकारों का सम्मान किया जा रहा है।
समझने की बात पर बात उतर सकती है। जब कर्मचारी पूरी तरह से जानते हैं कि उनकी निगरानी की जा रही है, तो वे निश्चिंत हो सकते हैं कि उनके अधिकारों का अभी भी सम्मान किया जाता है। जबकि उनका नियोक्ता उनके हितों की रक्षा कर रहा है।
सहमति का कानून
सामान्य तौर पर, कर्मचारी निगरानी कानूनी है। जब तक दोनों पक्षों ने सहमति प्रदान की है - यानी, कर्मचारी और नियोक्ता विचाराधीन निगरानी उपायों पर सहमत हुए हैं। इस प्रकार, नियोक्ताओं को किस प्रकार की जानकारी की निगरानी की जाएगी, इसके लिए स्पष्ट दिशानिर्देश स्थापित करने की आवश्यकता है। कोई निगरानी होने से पहले इसका उपयोग कैसे किया जाएगा। नियोक्ताओं के लिए यह भी महत्वपूर्ण है कि वे कर्मचारियों को इस बारे में स्पष्ट जानकारी प्रदान करें कि कौन सा डेटा एकत्र किया जाता है और कंपनी द्वारा इसका उपयोग, भंडारण और सुरक्षा कैसे की जाएगी।
कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर
उत्पादकता ट्रैकिंग और विश्लेषण विश्लेषण के संबंध में कर्मचारी निगरानी सॉफ्टवेयर नियोक्ताओं के लिए अद्वितीय लाभ भी प्रदान कर सकता है। यह उन्हें प्रदर्शन का मूल्यांकन करने और सुधार के क्षेत्रों की पहचान करने की अनुमति देता है। ऐसा सॉफ्टवेयर नियोक्ताओं को इस बारे में भी जानकारी देता है कि कोई कर्मचारी कब काम कर रहा है। जब वे ब्रेक ले रहे हों। यदि वे अत्यधिक सामाजिककरण कर रहे हैं, या यदि वे अपने कर्तव्यों से दूर हो रहे हैं। ऐसे सॉफ़्टवेयर का जिम्मेदारी से उपयोग करके, नियोक्ता यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके निगरानी प्रयास कानूनी सीमाओं के भीतर रहें। उनके बारे में बहुमूल्य अंतर्दृष्टि प्रदान करते हुए कार्यबल का प्रदर्शन.
कानूनी रूप से कर्मचारियों की निगरानी कैसे करें
कर्मचारी निगरानी कानूनी है या नहीं इसका संक्षिप्त उत्तर "हां" है। लेकिन लंबे उत्तर के लिए यह समझना आवश्यक है कि यह कैसे और क्यों कानूनी है।
सरकारी नियमावली
सरकार ने ऐसे कानून पारित किए हैं जो कर्मचारियों को दखल देने वाली निगरानी प्रथाओं से बचाते हैं। यह स्पष्ट करता है कि कार्यस्थल में किस प्रकार की निगरानी हो सकती है। नियोक्ताओं को कुछ क्षेत्रों में कुछ गोपनीयता कानूनों का भी पालन करना चाहिए। जैसे यूरोप में GDPR।
कर्मचारी सहमति
नियोक्ताओं को अपने कर्मचारियों को स्पष्ट और संक्षिप्त दिशा-निर्देश प्रदान करने चाहिए कि किस प्रकार की निगरानी की अनुमति है। निगरानी के लिए उन्हें कर्मचारी सहमति प्राप्त करनी होगी। यदि कोई कंपनी कर्मचारियों के ईमेल या अन्य इलेक्ट्रॉनिक संचार की निगरानी करना चाहती है, तो उन्हें अपनी नीतियों में स्पष्ट रूप से ऐसा कहना चाहिए।
अधिसूचना
जब नियोक्ता कर्मचारियों की निगरानी करना चुनते हैं। निगरानी शुरू होने पर उन्हें उन कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए। कर्मचारियों को पता होना चाहिए कि क्या उनकी बातचीत देखी जा रही है। या अगर ईमेल ट्रैक किए जा रहे हैं। यह सुनिश्चित करता है कि प्रत्येक कर्मचारी के पास स्पष्ट ज्ञान और समझ हो। कंपनी नीति के तहत क्या हो रहा है इसके बारे में।
मॉनिटरिंग से परिणामों का उपयोग कैसे करें
जब कर्मचारी निगरानी की बात आती है, तो सबसे महत्वपूर्ण प्रश्न हो सकता है। आप निगरानी प्रक्रिया से जानकारी का उपयोग कैसे करते हैं? आप इसे यूं ही इकट्ठा करके छोड़ नहीं सकते।
कर्मचारी निगरानी से आपको जो डेटा प्राप्त होता है, वह मूल्यवान अंतर्दृष्टि प्रदान कर सकता है। जैसे कि:
- कर्मचारी उत्पादकता स्तर
- प्रत्येक कार्य पर समय व्यतीत होता है
- काम की गुणवत्ता
- कंपनी की नीतियों का अनुपालन
- सुरक्षा प्रक्रियाएं और प्रथाएं
कर्मचारी के प्रदर्शन को बेहतर ढंग से समझने के लिए आपका संगठन परिणामों का उपयोग कर सकता है। साथ ही उन क्षेत्रों की पहचान करना जहां और प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। यह सुनिश्चित करता है कि आप लागू कानूनों और विनियमों का अनुपालन करते रहें। जिम्मेदारी से डेटा का उपयोग करना महत्वपूर्ण है। कर्मचारियों की अनुचित आलोचना न करें। अंततः, कर्मचारी निगरानी आपके संगठन में अधिक पारदर्शिता प्रदान कर सकती है। इससे मनोबल और दक्षता में सुधार होगा।
निगरानी की सीमाएं क्या हैं?
कर्मचारी निगरानी एक जटिल मुद्दा है। कर्मचारी के अधिकारों की रक्षा के लिए कई नियम और कानून बनाए गए हैं। आपको अपने कर्मचारियों को सूचित करना चाहिए कि उनकी गतिविधियों पर नजर रखी जा रही है।
आपको यह ध्यान रखना चाहिए कि आपके द्वारा एकत्र की जाने वाली जानकारी केवल आवश्यक जानकारी तक ही सीमित होनी चाहिए। अपने कर्मचारियों के नौकरी कर्तव्यों को पूरा करने के लिए। आपको कभी भी व्यक्तिगत जानकारी एकत्र नहीं करनी चाहिए। जैसे बैंक खाते, सामाजिक सुरक्षा नंबर या अन्य संवेदनशील डेटा। इसी तरह, सुनिश्चित करें कि कंपनी के चैट प्लेटफॉर्म पर आपके कर्मचारियों की कोई भी बातचीत गोपनीय रहे। यह केवल उनके काम के लिए प्रासंगिक होना चाहिए।
आपको राज्य और संघीय दोनों स्तरों पर किसी भी गोपनीयता कानून पर भी विचार करना होगा। कर्मचारी निगरानी विधियों पर विचार करते समय। सामान्यतया, अधिकांश राज्यों को अपने कर्मचारियों को सूचित करने के लिए नियोक्ताओं की आवश्यकता होती है। यदि उनकी निगरानी की जा रही है और सहमति प्राप्त की जा रही है। यदि वे अपनी गतिविधि से संबंधित कोई डेटा एकत्र करने की योजना बनाते हैं।
अंत में, निगरानी को कंपनी की नीति का पालन करना चाहिए। इसमें केवल काम के घंटों के दौरान कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी करना शामिल है। और घड़ी बंद होने पर नहीं। जब तक आपकी कंपनी पुस्तिका में यह स्पष्ट रूप से नहीं कहा गया है कि ऐसी कार्रवाइयाँ हो सकती हैं।
निष्कर्ष:
अंत में, कर्मचारी निगरानी एक कानूनी गतिविधि है। यह कर्मचारियों की निजता का सम्मान करते हुए किया जाता है। नियोक्ताओं को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कोई भी कार्रवाई पारदर्शी तरीके से की जाए। यह स्पष्ट दिशानिर्देशों और परिचालन नीतियों के साथ होना चाहिए। यह रेखांकित करना चाहिए कि निगरानी गतिविधियां क्यों, कब और कैसे संचालित की जाती हैं।
नियोक्ताओं को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि एकत्र की गई किसी भी जानकारी को कानून का पालन करते हुए नियंत्रित किया जाता है। कर्मचारियों को अपने अनुबंधों में निर्धारित प्रतिबंधों और अपेक्षाओं से अवगत होना चाहिए। किसी भी डेटा संरक्षण कानून से अवगत होने से। इससे पहले कि वे निगरानी के किसी भी रूप से सहमत हों। जबकि कर्मचारी निगरानी उत्पादक कार्यस्थल के माहौल को बढ़ावा देने में मदद कर सकती है। यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि यह सम्मान और अखंडता के साथ आयोजित किया जाता है।
