इन दिनों, आपको निजी बने रहने के लिए ईमेल संदेशों की अपेक्षा नहीं करनी चाहिए। यहां तक कि इन दिनों ईमेल गोपनीयता के संबंध में नियोक्ताओं के साथ पक्ष। इसकी वैधता को एक तरफ रखते हुए, नियोक्ता करते हैं ईमेल की निगरानी करें उनके कर्मचारियों की
प्रौद्योगिकी की मदद से, नियोक्ता कर्मचारियों द्वारा काम पर होने वाले संचार पर लगभग नज़र रख सकते हैं। नियोक्ता भी अपने कर्मचारियों के ईमेल को पढ़ने में सक्षम होने के लिए विभिन्न ट्रैकिंग उपकरणों का लाभ उठाते हैं। हालांकि, नियोक्ताओं को उन चीजों में रुचि क्यों होगी जो कर्मचारी अपने ईमेल में लिख रहे हैं? इसका एक कारण यह है कि वे कानूनी देयता से बचना चाहते हैं और यदि वे मुकदमा दायर करते हैं, तो नियोक्ताओं को उन ईमेलों को सौंपना होगा जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के अंतर्गत आते हैं।
न्यायालयों का मानना है कि नियोक्ता ईमेल संदेशों को पढ़ने के लिए स्वतंत्र हैं अपने कर्मचारियों के रूप में लंबे समय के रूप में वे ऐसा करने के लिए एक वैध व्यापार कारण है। आजकल कई कंपनियां कंपनी की ईमेल नीतियों का उपयोग करती हैं, जिसके माध्यम से वे इन अधिकारों को सुदृढ़ कर सकते हैं। नीतियां कर्मचारियों को बताती हैं कि उनके ईमेल निजी नहीं हैं और उनके संदेशों पर नजर रखी जा रही है। कुछ कंपनियों को यह भी आवश्यकता होती है कि कर्मचारी सहमति प्रपत्रों पर हस्ताक्षर करते हुए बताते हैं कि वे जानते हैं कि उनके ईमेल निजी नहीं हैं।
यहां तक कि जिन कंपनियों के पास ईमेल नीति नहीं है, उनके पास अपने कर्मचारियों के ईमेल संदेशों को पढ़ने का कानूनी अधिकार है जब तक कि उन्हें कंपनी के नेटवर्क और उपकरणों का उपयोग करके भेजा जाता है। यदि कंपनी, हालांकि, ईमेल की गोपनीयता बनाए रखने के लिए कदम उठाती है या यदि वे यह सुनिश्चित करते हैं कि कर्मचारी ईमेल निजी हैं, तो कर्मचारी चाहें और संदेशों में गोपनीयता की अधिक अपेक्षाएं रख सकते हैं। अदालतें, हालांकि, नियोक्ताओं के पक्ष में निर्णय लेने की प्रवृत्ति रखती हैं, अगर कंपनी के पास ईमेल पढ़ने के लिए पर्याप्त मजबूत कारण है।
वैधता के मुद्दे को एक तरफ रखते हुए, अधिकांश नियोक्ता अब नियमित आधार पर हैं ईमेल की निगरानी करें उनके कर्मचारियों की कुछ ईमेल सिस्टम उन सभी संदेशों को कॉपी करते हैं जो अपने आप से गुजरते हैं; कुछ नए ईमेल की एक बैकअप प्रति बनाते हैं, जैसा कि उन्हें प्राप्त होता है और कुछ नियोक्ता एक सॉफ्टवेयर का उपयोग भी करते हैं, जिसे कुंजी लकड़हारा कहा जाता है, जो ईमेल किए गए ईमेल संदेशों की प्रतियों को भी सहेजता है जो कभी नहीं भेजे जाते हैं। इस प्रकार यदि कर्मचारी मानते हैं कि एक बार जब वे अपने ईमेल हटाते हैं, तो वे अच्छे के लिए चले जाते हैं, निश्चित रूप से गलत हैं।
इस प्रकार यह सब जानकर कि कोई कर्मचारी अपने कार्यस्थल ईमेल के संबंध में परेशानी से कैसे बाहर रह सकता है? सबसे अच्छी बात यह है कि आप अपने कंप्यूटर और ईमेल सिस्टम का उस तरह से इलाज करें जिस तरह से आप अपने व्यवसाय के फोन का इलाज करेंगे। काम के ईमेल का उपयोग करते समय मित्रों और परिवार के साथ संचार को सीमित करें और कोई भी संदेश न भेजें जो दूसरों को निर्दोष या बड़े के रूप में व्याख्या कर सकते हैं, भले ही आपका इरादा ऐसा करने का नहीं था और इसके बजाय केवल मजाक करना और मज़ाक करना था। अन्य निश्चित रूप से इसे उसी तरह से नहीं देखेंगे जिस कारण आपको सावधान रहना चाहिए।
इस तरह के मामलों में पालन करने का सबसे अच्छा नियम है कि कोई भी संदेश न भेजें, जिसे आप सहज महसूस नहीं करेंगे यदि उदाहरण के लिए, आपकी माँ को इसे पढ़ना था, लेकिन इसमें आपके सहकर्मियों द्वारा इसे पढ़ा जाना लागू होता है।
