In questi giorni, non si dovrebbe aspettare che i messaggi di posta elettronica al lavoro rimangano privati. Anche i tribunali in questi giorni si affiancano ai datori di lavoro per quanto riguarda la privacy dei messaggi di posta elettronica. Tenendo la legittimità da parte, i datori di lavoro tendono a fare monitorare le email dei loro dipendenti.
Con l'aiuto della tecnologia, i datori di lavoro possono praticamente tenere una traccia sulle comunicazioni che si svolgono al lavoro dai dipendenti. I datori di lavoro tendono a sfruttare vari dispositivi di monitoraggio per poter leggere le e-mail dei loro dipendenti. Tuttavia, perché i datori di lavoro hanno un interesse per le cose che i dipendenti stanno scrivendo nelle loro e-mail? Una delle ragioni è perché vogliono evitare la responsabilità legale e nel caso in cui siano citati, i datori di lavoro devono inviare e-mail che rientrano nel documento elettronico.
I tribunali lo credono i datori di lavoro sono liberi di leggere i messaggi di posta elettronica dei loro dipendenti purché abbiano un ragionevole motivo commerciale per farlo. Oggi alcune società utilizzano politiche di posta elettronica aziendali attraverso le quali possono rafforzare questi diritti. Le norme dicono ai dipendenti che le loro e-mail non sono private e che i loro messaggi vengono monitorati. Un paio di aziende richiedono anche che i dipendenti firmano i moduli di consenso che dicono di essere consapevoli che le loro e-mail non sono private.
Anche quelle aziende che non dispongono di una politica di posta elettronica hanno diritto legale per leggere i messaggi di posta elettronica dei loro dipendenti purché siano inviati utilizzando la rete e le attrezzature aziendali. Se tuttavia l'azienda intraprende misure per mantenere la privacy delle e-mail o se assicura che le e-mail dei dipendenti siano private, i dipendenti potrebbero desiderare e avere maggiori aspettative di privacy nei messaggi. I tribunali, tuttavia, tendono a decidere a favore dei datori di lavoro soprattutto se la società ha un motivo sufficiente per leggere le e-mail.
Tenendo da parte la questione della legittimità, la maggior parte dei datori di lavoro ora su base routine monitorare le email dei loro dipendenti. Alcuni sistemi di posta elettronica copiano tutti i messaggi che li passano automaticamente; alcuni creano una copia di backup delle nuove e-mail in quanto vengono ricevute e alcuni datori di lavoro persino utilizzano un software chiamato logger chiave che salva le copie di messaggi e-mail anche elaborati che non vengono mai inviati. Quindi se i dipendenti tendono a credere che una volta che eliminano le loro email, sono andati per il bene sono certamente scambiati.
Così sapendo tutto questo, come può un dipendente rimanere fuori dai guai per quanto riguarda la sua email sul posto di lavoro? La cosa migliore da fare è trattare il tuo computer e il tuo sistema di posta elettronica al lavoro come faresti a trattare il tuo telefono aziendale. Limitare la comunicazione che hai con gli amici e la famiglia usando l'email di lavoro e non inviare messaggi che altri possono interpretare come unkind o bigottato anche se la tua intenzione non era quella di farlo e invece era semplicemente scherzare e divertirsi. Gli altri non cercheranno di guardarlo allo stesso modo ecco perché devi stare attenti.
La regola migliore da seguire in tali questioni è quella di non inviare messaggi che non ti sentireste a proprio agio se per esempio, tua madre doveva leggerla, tuttavia in questo si applica ai tuoi collaboratori che lo leggono.
