Hoje em dia, você não deve esperar que as mensagens de email no trabalho permaneçam privadas. Até os tribunais hoje em dia estão do lado dos empregadores no que diz respeito à privacidade dos emails. Deixando de lado a legalidade, os empregadores tendem a monitorar os e-mails de seus funcionários.
Com a ajuda da tecnologia, os empregadores podem virtualmente acompanhar as comunicações que ocorrem no trabalho pelos funcionários. Os empregadores também tendem a tirar proveito de vários dispositivos de rastreamento para poder ler os e-mails de seus funcionários. No entanto, por que os empregadores teriam interesse nas coisas que os funcionários estão escrevendo em seus e-mails? Uma das razões é que eles desejam evitar a responsabilidade legal e, caso sejam processados, os empregadores precisam entregar os e-mails que constam do documento eletrônico.
Os tribunais acreditam que os empregadores são livres para ler as mensagens de e-mail de seus funcionários, desde que tenham um motivo comercial válido para isso. Atualmente, várias empresas usam políticas de email da empresa por meio das quais podem reforçar esses direitos. As políticas informam aos funcionários que seus emails não são particulares e que suas mensagens estão sendo monitoradas. Algumas empresas também exigem que os funcionários assinem formulários de consentimento, informando que seus e-mails não são particulares.
Mesmo as empresas que não possuem uma política de email têm o direito legal de ler as mensagens de email de seus funcionários, desde que sejam enviadas usando a rede e o equipamento da empresa. Se a empresa, no entanto, tomar medidas para manter a privacidade dos emails ou se garantir que os emails dos funcionários sejam privados, os funcionários poderão desejar e ter maiores expectativas de privacidade nas mensagens. Os tribunais, no entanto, tendem a decidir em favor dos empregadores principalmente se a empresa tem uma razão suficientemente forte para ler os e-mails.
Deixando de lado a questão da legalidade, a maioria dos empregadores agora está rotineiramente monitorar os e-mails de seus funcionários. Alguns sistemas de email copiam todas as mensagens que passam por eles automaticamente; alguns criam uma cópia de backup dos novos e-mails à medida que são recebidos e alguns empregadores até usam um software chamado key logger, que salva cópias de mensagens de e-mail até rascunhadas que nunca são enviadas. Portanto, se os funcionários tendem a acreditar que, uma vez excluídos os e-mails, eles se foram para sempre, certamente estão enganados.
Assim, sabendo tudo isso, como um funcionário pode ficar longe de problemas com relação ao email do local de trabalho? A melhor coisa a fazer é tratar o computador e o sistema de e-mail no trabalho da maneira que você trataria o telefone comercial. Limite a comunicação que você tem com amigos e familiares ao usar o e-mail comercial e não envie mensagens que outras pessoas possam interpretar como desagradáveis ou preconceituosas, mesmo que sua intenção não seja fazer isso. Em vez disso, basta brincar e ser bem-humorado. Outros certamente não olharão para isso da mesma maneira, e é por isso que você deve ter cuidado.
A melhor regra a seguir em tais assuntos é não enviar nenhuma mensagem que você não se sentiria confortável se, por exemplo, sua mãe a lesse, no entanto, isso se aplica a seus colegas de trabalho.
