Мониторинг сотрудников является спорной, но законной практикой. Многие работодатели используют его для отслеживания деятельности своих сотрудников. В то же время он не всегда популярен. Мониторинг поведения сотрудников может помочь защитить бизнес от возможных юридических проблем. Это гарантирует продуктивность работников. Но что именно является мониторингом сотрудников? Как это работает?
И самое главное, почему это законно? В этой статье будут рассмотрены все эти вопросы. Во-первых, это даст вам лучшие практики для реализации мониторинга сотрудников в вашей организации.
Мы исследуем, почему работодатели контролируют своих сотрудников, а также различные методы и законы, регулирующие эту деятельность. Мы также обсудим эффективное наблюдение за сотрудниками, не выходя за рамки закона и не ущемляя их прав. Наконец, мы рассмотрим, как предприятия могут использовать эту информацию для повышения производительности и производительности.
Юридические требования мониторинга сотрудников
Мониторинг сотрудников является юридически приемлемым до тех пор, пока он соответствует определенным требованиям. Как работодатель, вы должны уведомить своих сотрудников, когда вы планируете контролировать их деятельность, и объяснить, почему. Вы также должны обсудить ограничения любого электронного мониторинга. Убедитесь, что сотрудники понимают свои права.
Работодатели могут отслеживать принадлежащие компании устройства, используемые в рабочих целях, такие как компьютеры и мобильные телефоны. ECPA указывает, что работодатели могут устанавливать программное и аппаратное обеспечение, которое отслеживает:
- Электронные письма сотрудников
- Телефонные звонки
- Использование компьютера
- Загрузки приложений
- Действия в социальных сетях
Однако работодатели имеют ограниченный доступ к личному общению сотрудников на этих или частных устройствах. Это законно только в том случае, если сотрудник дал согласие или имеет преобладающий деловой интерес.
Распространенные причины для мониторинга сотрудников
После понимания законности мониторинга сотрудников пришло время взглянуть на некоторые из распространенных причин, по которым работодатели предпочитают контролировать своих сотрудников. Как правило, мониторинг используется для:
- Обеспечение безопасности/охраны на рабочем месте: Работодатели должны обеспечить соблюдение правил охраны труда и техники безопасности. Им следует защитить от насилия на рабочем месте. Мониторинг позволяет работодателям выявлять потенциально опасные ситуации. Это может происходить на месте, а также может использоваться для отслеживания перемещений и активности сотрудников.
- Повысить продуктивность: В большинстве случаев мониторинг повысит производительность труда сотрудников. Это помогает отслеживать ключевые показатели производительности. Например, время, потраченное на конкретные задачи, и частота перерывов. Чтобы сотрудники, которые работают неэффективно, могли быть выделены для дальнейших консультаций. Это также позволяет организациям понять свой рабочий процесс и внести соответствующие административные коррективы.
- Подтвердить соответствие требованиям вакансии: Работодатели могут использовать программное обеспечение для мониторинга, чтобы подтвердить, что определенные ожидания от работы оправдались. Кроме того, сотрудники соблюдают политику компании. Это особенно полезно, если в организации много удаленных сотрудников. Которые физически не присутствуют в офисе. Благодаря мониторингу сотрудников компании могут гарантировать, что их команда всегда работает. Когда они должны быть и с соблюдением всех необходимых протоколов.
Как контролировать сотрудников анонимно и легально
Мониторинг сотрудников — сложный вопрос. Но есть несколько передовых практик, которые организации могут использовать, чтобы убедиться, что они контролируют сотрудников на законных основаниях. Анонимный мониторинг — одна из таких практик.
Анонимный мониторинг предполагает сбор данных, которые не идентифицируют лично ни одного сотрудника. Это широко распространено в качестве юридической практики. Поскольку это позволяет предприятиям собирать данные, не ущемляя прав сотрудников.
Вот шаги, которые помогут вам следить за сотрудниками анонимно и законно:
- Используйте инструмент анонимизации: Инструменты анонимизации помогают удалить любые прикрепленные личные идентификаторы из данных. Это гарантирует, что это действительно анонимно и невозможно связать. Чтобы сотрудники не идентифицировались по их данным.
- Разработайте четкую политику: Заранее установленные правила мониторинга сотрудников помогут всем понять, что допустимо, а что нет. Это должно быть сделано с помощью четкого набора политик и процедур. Какие юридические группы должны регулярно проверять.
- Используйте программные решения для отслеживания: Программные решения, такие как TheOneSpy, позволяют точно отслеживать действия сотрудников без ущерба для их конфиденциальности или безопасности. Сбор или хранение личных данных, таких как имена или контактная информация, не требуется. Используя подходящие программные решения, работодатели могут создавать отчеты и контрольные журналы с минимальным ручным вмешательством. при этом оставаясь в соответствии с законами и правилами о конфиденциальности.
Почему законно контролировать сотрудников?
Законность мониторинга сотрудников сводится к двум основным факторам. Право работника на неприкосновенность частной жизни и право работодателя на защиту своих интересов. В то время как работодатели часто следят за поведением сотрудников, чтобы обеспечить безопасную и продуктивную рабочую среду. Чтобы защитить активы компании, сотрудники должны знать, что их права соблюдаются.
Вопрос может сводиться к вопросу понимания. Когда сотрудники полностью осознают, что за ними наблюдают, они могут быть уверены, что их права по-прежнему соблюдаются. Пока работодатель защищает их интересы.
Закон согласия
В целом слежка за работниками является законной. При условии, что обе стороны дали согласие, т. е. работник и работодатель договорились о рассматриваемых мерах контроля. Таким образом, работодатели должны установить четкие руководящие принципы в отношении того, какой тип информации будет отслеживаться. Как он будет использоваться до того, как произойдет какой-либо мониторинг. Работодателям также важно предоставлять сотрудникам четкую информацию о том, какие данные собираются и как они будут использоваться, храниться и защищаться компанией.
Программное обеспечение для мониторинга сотрудников
Программное обеспечение для мониторинга сотрудников также может предоставить работодателям уникальные преимущества в отношении отслеживания производительности и аналитического анализа. Это позволяет им оценить производительность и определить области для улучшения. Такое программное обеспечение также дает работодателям возможность видеть, когда сотрудник работает или делает перерывы. Предположим, они чрезмерно общаются или не выполняют свои обязанности. Ответственно используя такое программное обеспечение, работодатели могут гарантировать, что их усилия по мониторингу останутся в рамках закона. В то же время они предоставляют ценную информацию о производительности своих сотрудников.
Как контролировать сотрудников на законных основаниях
Короткий ответ на вопрос, является ли мониторинг сотрудников законным, — «да». Но длинный ответ требует понимания особенностей того, как и почему это законно.
Постановления правительства
Правительство приняло законы, защищающие сотрудников от навязчивой практики контроля. Уточняется, какие виды мониторинга могут иметь место на рабочем месте. Работодатели также должны соблюдать определенные законы о конфиденциальности в определенных регионах. Например, GDPR в Европе.
Согласие сотрудника
Работодатели должны предоставить своим сотрудникам четкие и краткие инструкции о том, какие виды мониторинга разрешены. Они должны получить согласие сотрудников на мониторинг. Если компания хочет отслеживать электронную почту сотрудников или другие электронные сообщения, она должна прямо указать это в своих политиках.
Уведомления
Когда работодатели предпочитают контролировать сотрудников. Они должны уведомить этих сотрудников, когда начинается этот мониторинг. Сотрудники должны знать, что за их разговорами следят. Или если электронные письма отслеживаются. Это гарантирует, что каждый сотрудник имеет четкое знание и понимание. О том, что происходит в соответствии с политикой компании.
Как использовать результаты мониторинга
Когда дело доходит до мониторинга сотрудников, самый важный вопрос может быть. Как вы используете информацию из процесса мониторинга? Нельзя просто взять и оставить.
Данные, которые вы получаете от мониторинга сотрудников, могут предоставить ряд ценных сведений. Такой как:
- Уровень производительности сотрудников
- Время, потраченное на каждую задачу
- Качество работы
- Соблюдение политики компании
- Процедуры и практика безопасности
Ваша организация может использовать результаты, чтобы лучше понять производительность сотрудников. Также для определения областей, в которых может потребоваться дальнейшее обучение. Это гарантирует, что вы соблюдаете применимые законы и правила. Важно использовать данные ответственно. Не критиковать сотрудников несправедливо. В конечном счете, мониторинг сотрудников может обеспечить большую прозрачность в вашей организации. Это приведет к повышению морального духа и эффективности.
Каковы пределы мониторинга?
Мониторинг сотрудников — сложный вопрос. Существует множество правил и положений, направленных на защиту прав работника. Вы должны уведомить своих сотрудников о том, что их действия находятся под наблюдением.
Вы должны помнить, что информация, которую вы собираете, должна быть ограничена только тем, что необходимо. За выполнение должностных обязанностей ваших сотрудников. Вы никогда не должны собирать личную информацию. Например, банковские счета, номера социального страхования или другие конфиденциальные данные. Точно так же убедитесь, что любые разговоры ваших сотрудников в корпоративных чатах остаются конфиденциальными. Это должно иметь отношение только к их работе.
Вы также должны учитывать любые законы о конфиденциальности как на уровне штата, так и на федеральном уровне. При рассмотрении методов мониторинга сотрудников. Вообще говоря, большинство штатов требуют от работодателей информировать своих работников. Если они находятся под наблюдением и получить согласие. Если они планируют собирать какие-либо данные, связанные с их деятельностью.
Наконец, мониторинг должен соответствовать политике компании. Это включает в себя мониторинг деятельности сотрудников только в рабочее время. И не в нерабочее время. Если в руководстве вашей компании прямо не указано, что такие действия могут иметь место.
Вывод:
В заключение, мониторинг сотрудников является законной деятельностью. Это делается таким образом, чтобы уважать конфиденциальность сотрудников. Работодатели должны обеспечить прозрачность любых действий. Он должен иметь четкие руководящие принципы и операционную политику. В нем должно быть указано, почему, когда и как проводятся мероприятия по мониторингу.
Работодатели также должны следить за тем, чтобы любая собранная информация обрабатывалась в соответствии с законом. Сотрудники должны знать об ограничениях и ожиданиях, изложенных в их контрактах. Зная о любом законодательстве о защите данных. прежде чем они согласятся на какие-либо формы мониторинга. В то время как мониторинг сотрудников может способствовать созданию продуктивной рабочей среды. Важно убедиться, что он проводится с уважением и честностью.
