Могут ли работодатели читать сообщения электронной почты сотрудников?

Как вы думаете, ваш работодатель когда-либо шпионил за вами? Ты не параноик. В наши дни предприятия постоянно следят за работниками, и это в основном законно. Первый и, наверное, самый задаваемый вопрос — может ли работодатель читать мои сообщения. Да, в некоторых случаях компаниям приходится защищать конфиденциальные данные и сбалансировать рабочую среду. Но есть пределы.

Понимание законов о мониторинге сотрудников позволит вам реализовать свои права. Узнайте, что отслеживают работодатели, как за вами следят отделы кадров и секретны ли электронные письма. Знайте, как защитить свою информацию и когда ее озвучить.

Сегодня не следует ожидать, что сообщения электронной почты на работе останутся конфиденциальными. В наши дни даже суды встают на сторону работодателей в отношении конфиденциальности электронной почты.

С помощью технологий работодатели могут виртуально отслеживать общение сотрудников на работе. Однако почему работодателей должно интересовать то, что сотрудники пишут в своих электронных письмах? Одна из причин заключается в том, что они хотят избежать юридической ответственности. В случае подачи иска работодателям необходимо предоставить электронные письма, подпадающие под электронный документ.

Суды полагают, что работодатели могут свободно читать электронные письма своих сотрудников, если у них есть для этого веская деловая причина.

Как работники, мы все ценим свою личную жизнь. Предприятия отслеживают электронную почту своих сотрудников, чтобы повысить эффективность работы персонала и уменьшить риск возникновения долгов. Согласно отчетам, работодатели обычно отслеживают более 80% данных и сообщений сотрудников.

Почему компании делают мониторинг сотрудников необходимостью? Отслеживание электронной почты и активности в Интернете помогает заранее выявить опасность. Вторая причина – повышение производительности. По статистике, работники просматривали сайты, не связанные с работой, более 2 часов в день. Мониторинг — один из отличных способов контролировать потраченное время.

Наконец, еще одна важная причина — избежать юридических споров. Мониторинг сотрудников предоставляет доказательства, необходимые для защиты компании в судебных процессах и конфликтах. Например, если сотрудник обвиняет менеджера в преследовании, электронные письма могут быть использованы либо как доказательство, либо как опровержение претензии.

Если вы пользуетесь рабочим телефоном, ноутбуком или электронной почтой, ваш начальник имеет право наблюдать за вами. Мониторинг активности сотрудников для выявления несанкционированного распространения информации. Утечка данных или неправомерное использование рабочего времени обычно допускаются.

Если произошел судебный иск со стороны работника. У компаний будет возможность изучить записи общения сотрудников в качестве доказательства. Однако есть пределы. Работодателям не разрешается контролировать сотрудников способом, нарушающим их конфиденциальность, или без предварительного уведомления. Они также не могут использовать свои личные устройства или учетные записи без разрешения.

Такие приложения, как TheOneSpy, делают мониторинг сотрудников любой компании простым и доступным. TheOneSpy имеет такие функции, как просмотр экрана в реальном времени, ведение журнала клавиатуры и приложений, а также веб-блокировку. Таким образом, компания теперь имеет возможность использовать мониторинг сотрудников.

В США работодатели создают политику, согласно которой они могут проверять рабочую электронную почту в рабочее время. Работодатели могут получить доступ ко всем отправленным и полученным электронным письмам по электронной почте. Они могут проверить, с чем и в какое время вы общаетесь. В настоящее время некоторые компании используют корпоративные политики электронной почты, с помощью которых они могут укрепить свои права. Политики сообщают сотрудникам, что их электронные письма не являются конфиденциальными и что их сообщения отслеживаются. Некоторым компаниям также необходимо, чтобы сотрудники подписывали формы согласия, в которых указывалось, что они знают, что их электронные письма не являются конфиденциальными.

Обычно работодатели не читают все электронные письма. Иногда это может случиться, когда они заинтересуются каким-либо электронным письмом; в противном случае они его не читают, потому что это очень хлопотно. 

Даже те компании, у которых нет политики электронной почты, имеют законное право читать электронные письма своих сотрудников, если они отправлены с использованием электронной почты компании. Однако суды, как правило, выносят решения в пользу работодателей, если у компании есть достаточно веские причины для чтения электронных писем.

Если оставить в стороне вопрос законности, то сейчас большинство работодателей регулярно отслеживают электронную почту работников. Некоторые программы электронной почты сохраняют все проходящие через них сообщения; некоторые создают резервную копию новых электронных писем по мере их получения, а некоторые работодатели даже используют программное обеспечение, называемое регистратором ключей, которое сохраняет копии даже черновых сообщений электронной почты, которые никогда не отправляются.

Таким образом, зная все это, как сотрудник может избежать проблем с электронной почтой на рабочем месте? Лучший план действий — относиться к рабочему компьютеру и учетной записи электронной почты так же, как к рабочему телефону. Не используйте рабочую электронную почту для общения с друзьями и родственниками. И не отправляйте недобрые сообщения или юмористические сообщения, которые задевают чьи-то чувства. Другие наверняка не будут смотреть на это так же, поэтому вам следует быть осторожными.

Не все могут просматривать ваши электронные письма так же, как вы. Никогда не отправляйте то, что вы не хотели бы, чтобы увидел ваш коллега или ваш работодатель.

Для обеспечения безопасности бизнеса 78% работодателей используют программное обеспечение для мониторинга, такое как TheOneSpy. Это приложение имеет функцию мониторинга приложений, электронной почты и чатов, сбора отчетов за весь день и отправки их работодателю. Проверяя отчет, работодатель может определить, как его сотрудники используют свое рабочее время. С TheOneSpy работодатели могут контролировать производительность работы своих сотрудников, не нарушая конфиденциальность сотрудников.

Как работодатель, мониторинг общения и использования Интернета вашими сотрудниками очень важен для повышения производительности вашей организации. По сегодняшней статистике, высока вероятность того, что сотрудники могут проводить в Интернете от 1 до 3 часов в личных целях в рабочее время, что может привести к потере части заработка. В качестве решения проблемы работодатели используют технологии мониторинга сотрудников, такие как TheOneSpy, которые могут отслеживать посещаемые веб-сайты и используемые приложения.

В заключение, мониторинг сотрудников с помощью таких систем, как TheOneSpy, способствует созданию более продуктивной рабочей среды, защищает интересы компании и предлагает данные, которые можно использовать для помощи компании в оптимизации процессов. Несмотря на то, что вы контролируете конфиденциальность сотрудников, если вы ее используете, другими словами, результаты принесут пользу как работодателям, так и работникам.

Работодатели могут легально читать ваши электронные письма в большинстве случаев; есть логические причины, почему они могут это сделать. Это помогает в решении проблем и повышает производительность труда работников. Но чрезмерный мониторинг может усугубить ситуацию. Поддерживайте баланс. Не следите за работой, нарушая конфиденциальность. Проводите мониторинг как можно лучше, но не раскрывайте слишком много личной информации. Наконец, необходим небольшой надзор, чтобы увидеть, что мы все получили пользу. Если вы работодатель, которому требуется программное обеспечение для мониторинга, не упустите шанс опробовать программное обеспечение для мониторинга сотрудников TheOneSpy.