Việc đảm bảo rằng nhân viên hiện trường của họ làm việc hết khả năng của họ có thể là một thách thức đối với các nhà quản lý của các nhóm ở xa. Không có cách nào để theo dõi các hoạt động của họ, các giám sát viên buộc phải phỏng đoán rất nhiều về những gì nhân viên đang làm trong ngày. May mắn thay, nhiều giải pháp phần mềm có giá hợp lý cho phép các nhà quản lý giám sát hoạt động của nhân viên và thời gian đi thăm khách hàng cũng như trên đường đi. Vì vậy, chúng ta hãy xem xét một số lợi thế của việc sử dụng phần mềm như vậy.
Hóa đơn chính xác
Khi nhân viên phải phụ thuộc vào trí nhớ của họ để ghi lại thời gian họ dành cho khách hàng, phạm vi bảo hiểm của họ có thể do lỗi của con người có thể dẫn đến sự không chính xác của Hóa đơn. Điều này có thể là thách thức đối với lợi nhuận cuối cùng của tổ chức bạn và sự liên kết của tổ chức bạn với khách hàng. Ví dụ: nếu khách hàng cảm thấy rằng hóa đơn của họ không giống với mức độ tập trung mà họ nhận được từ tổ chức của bạn, rắc rối có thể phát sinh thậm chí có thể khiến họ ngừng kinh doanh với bạn. Điều này không chỉ làm tê liệt dòng lợi nhuận của tổ chức mà khách hàng cũ khó chịu có thể làm tổn hại đến địa vị của tổ chức. Mặt khác, nếu một tổ chức sử dụng phần mềm có chức năng theo dõi thời gian, dữ liệu phức tạp sẽ tồn tại để hiển thị số giờ mà một đại diện dành cho khách hàng. Với thông tin này, khách hàng sẽ hài lòng khi biết rằng họ đã được lập hóa đơn hợp lý và tổ chức của bạn sẽ tiết kiệm được tiền vì số giờ của nhân viên được ghi lại chính xác.
Nâng cao hiệu quả của nhân viênTrong bài viết “8 lý do thuyết phục tại sao các doanh nghiệp nên theo dõi thời gian của nhân viên Tác giả Jimmy Rodela nhận xét rằng nhân viên có xu hướng quan tâm hơn đến cách họ sử dụng thời gian tại nơi làm việc nếu họ biết các hoạt động đang được theo dõi. Khả năng đáp ứng này giúp tăng năng suất. Ngoài ra, theo dõi nhân viên giúp các nhà quản lý thích ứng với mọi vấn đề trong lĩnh vực này, cho phép chúng được xử lý nhanh chóng hơn. Khả năng này nâng cao sản lượng vì ít thời gian hơn để xử lý các sự cố sau khi đa dạng.
Xử lý ngân sách tốt
Bây giờ và t, thật khó để đánh giá cần bao nhiêu thời gian, công sức và tài sản để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Một giám đốc có thể giả định trước rằng các dự án dành cho khách hàng có mức độ ưu tiên cao sẽ yêu cầu nhiều thông báo hơn so với dự án dành cho khách hàng mang lại ít tiền hơn. Tuy nhiên, giả thuyết này không phải là cách tốt nhất để phân bổ tài chính. Với theo dõi nhân viên tại chỗ, các nhà quản lý có thể xem lượng thời gian mà người phát ngôn thường dành cho một khách hàng cụ thể và các hoạt động họ thực hiện cho khách hàng đó. Dữ liệu này giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về các yêu cầu của khách hàng và cho phép họ phân bổ vốn và nhân lực phù hợp. Các nhà quản lý càng có nhiều kiến thức về mối quan hệ giữa khách hàng và nhân viên, họ càng có thể chia sẻ tài sản của tổ chức một cách phù hợp.
Đánh giá đầu ra của nhân viên
Một hỗ trợ khác của việc theo dõi nhân viên là khả năng đánh giá hiệu quả công việc của họ khi nó đang diễn ra. Bằng cách này, các nhà quản lý có thể xem liệu các nhân viên phù hợp có được giao các dự án phù hợp hay không. Chẳng hạn, nếu đầu ra của một nhân viên cụ thể cho một công việc nhất định dưới mức trung bình, thì họ có thể không phải là người phù hợp nhất cho nhiệm vụ đó. Tín hiệu này có thể khiến các nhà quản lý cố tình hướng dẫn người đại diện đó hoặc có khả năng tuyển dụng một đặc phái viên mới cho dự án.
Phản ứng của chính quyền
Các giám đốc có thể cung cấp phản hồi cho nhân viên về hiệu suất của họ một cách hiệu quả hơn bằng cách theo dõi các ứng dụng và phần mềm tại chỗ. Đây là một lợi thế vô giá vì nhiều công nhân ở xa cho biết việc ban quản lý thiếu phản hồi là một trong những điểm khó khăn nhất của họ. Theo dõi lực lượng lao động cho phép các nhà quản lý cung cấp phản hồi dựa trên các hoạt động cụ thể mà một đại diện đã thực hiện tại hiện trường thay vì chỉ nói về hiệu suất của họ một cách chung chung. Có tiềm năng này cho phép các nhà quản lý hướng dẫn những nhân viên không đạt hiệu suất cao và làm quen với những người làm rất tốt.
Mốc thời gian dự án trực tiếp hiệu quả
Các giám đốc có thể sẽ vẽ ra một mốc thời gian cho một nhiệm vụ trước khi giao nhiệm vụ. Với việc giám sát nhân viên tại chỗ, người quản lý có thể theo dõi thời gian của nhân viên trong một dự án và các hoạt động được thực hiện và xem liệu chúng có phù hợp với dòng thời gian được đề xuất hay không. Những hiểu biết thu được từ dữ liệu này có thể khiến các nhà quản lý hướng dẫn nhân viên để đảm bảo họ làm việc thành thạo. Mặt khác, Nếu không thì có kế hoạch một dòng thời gian mới. Dù bằng cách nào, việc giám sát sẽ ngăn chặn các dự án bị hoãn lại vì sự thiếu hiệu quả trong lĩnh vực này.
Theo dõi và theo dõi các hoạt động của nhân viên giúp các nhà quản lý hiểu được quy trình kinh doanh nào đang hoạt động và quy trình nào cần phải thay đổi. Nó cũng cho phép các nhà quản lý đưa ra phản hồi thích hợp cho nhân viên, cho dù đó là tích cực hay tiêu cực. Nhìn chung, các tổ chức khai thác giám sát nhân viên có thể trải nghiệm việc mở rộng kinh doanh và tăng cường sự gắn kết của nhân viên.
