Giám sát nhân viên có hợp pháp không? (Cập nhật)

Giám sát nhân viên là một thực tiễn gây tranh cãi nhưng hợp pháp. Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng nó để theo dõi các hoạt động của nhân viên của họ. Đồng thời, nó không phải lúc nào cũng phổ biến. Giám sát hành vi của nhân viên có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vấn đề pháp lý tiềm ẩn. Nó đảm bảo người lao động làm việc hiệu quả. Nhưng chính xác giám sát nhân viên là gì? Làm thế nào nó hoạt động?
Và quan trọng nhất, tại sao nó hợp pháp? Bài viết này sẽ xem xét tất cả những câu hỏi này. Đầu tiên, nó sẽ cung cấp cho bạn các phương pháp hay nhất để thực hiện giám sát nhân viên trong tổ chức của bạn.

Chúng ta sẽ khám phá lý do tại sao người sử dụng lao động giám sát nhân viên của họ—cũng như các phương pháp khác nhau và luật điều chỉnh hoạt động này. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về việc giám sát nhân viên một cách hiệu quả mà không vượt qua bất kỳ ranh giới pháp lý nào mà không vi phạm quyền của họ. Cuối cùng, chúng ta sẽ xem xét cách các doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin này để cải thiện hiệu suất và năng suất.

Giám sát nhân viên được chấp nhận về mặt pháp lý miễn là nó tuân thủ các yêu cầu nhất định. Là chủ nhân, bạn phải thông báo cho nhân viên của mình khi bạn định giám sát hoạt động của họ và giải thích lý do. Bạn cũng phải thảo luận về những hạn chế của bất kỳ giám sát điện tử nào. Hãy chắc chắn rằng nhân viên hiểu các quyền của họ.

Người sử dụng lao động có thể giám sát các thiết bị thuộc sở hữu của công ty được sử dụng cho mục đích công việc như máy tính và điện thoại di động. ECPA chỉ định rằng người sử dụng lao động có thể cài đặt phần mềm và phần cứng theo dõi:

• email nhân viên
• Cuộc gọi điện thoại
• Sử dụng máy tính
• Tải xuống ứng dụng
• Các hoạt động truyền thông xã hội

Tuy nhiên, người sử dụng lao động có quyền truy cập hạn chế vào thông tin liên lạc cá nhân của nhân viên trên các thiết bị này hoặc các thiết bị thuộc sở hữu tư nhân. Nó chỉ hợp pháp nếu nhân viên đã đồng ý hoặc có lợi ích kinh doanh quan trọng hơn.

Sau khi hiểu tính hợp pháp của việc giám sát nhân viên, đã đến lúc xem xét một số lý do phổ biến mà người sử dụng lao động chọn giám sát nhân viên của họ. Nói chung, giám sát được sử dụng để:

• Đảm bảo an toàn/an ninh tại nơi làm việc: Người sử dụng lao động phải đảm bảo tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn. Họ nên bảo vệ chống lại bạo lực tại nơi làm việc. Giám sát cho phép người sử dụng lao động phát hiện các tình huống nguy hiểm tiềm ẩn. Điều đó có thể xảy ra tại chỗ và cũng có thể được sử dụng để theo dõi các chuyển động và hoạt động của nhân viên.
• Tăng năng suất: Trong hầu hết các trường hợp, giám sát sẽ cải thiện năng suất của nhân viên. Nó giúp theo dõi các số liệu hiệu suất chính. Chẳng hạn như thời gian dành cho một số nhiệm vụ nhất định và tần suất nghỉ giải lao. Vì vậy, những nhân viên làm việc không hiệu quả có thể được chọn ra để được tư vấn thêm. Nó cũng cho phép các tổ chức hiểu quy trình làm việc của họ và thực hiện các điều chỉnh quản trị cho phù hợp.
• Xác nhận yêu cầu công việc được đáp ứng: Người sử dụng lao động có thể sử dụng phần mềm giám sát để xác nhận rằng một số kỳ vọng công việc được đáp ứng. Ngoài ra, nhân viên vẫn tuân thủ các chính sách của công ty. Điều này đặc biệt hữu ích nếu tổ chức có nhiều nhân viên làm việc từ xa. những người không có mặt trực tiếp tại văn phòng. Thông qua giám sát nhân viên, các công ty có thể đảm bảo nhóm của họ luôn làm việc. Khi nào chúng nên như vậy và tuân theo tất cả các giao thức cần thiết.

Giám sát nhân viên là một vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, có một vài phương pháp hay nhất mà các tổ chức có thể sử dụng để đảm bảo rằng họ đang giám sát nhân viên một cách hợp pháp. Giám sát ẩn danh là một trong những thực hành này.

Giám sát ẩn danh liên quan đến việc thu thập dữ liệu không xác định danh tính cá nhân của bất kỳ nhân viên nào. Nó được chấp nhận rộng rãi như một thực hành pháp lý. Vì nó cho phép doanh nghiệp thu thập dữ liệu mà không vi phạm quyền của nhân viên.

Dưới đây là các bước để đảm bảo bạn giám sát nhân viên một cách ẩn danh và hợp pháp:

1. Sử dụng một công cụ ẩn danh: Các công cụ ẩn danh giúp loại bỏ mọi số nhận dạng cá nhân được đính kèm khỏi dữ liệu. Nó đảm bảo nó thực sự ẩn danh và không thể liên kết. Vì vậy, nhân viên không được xác định thông qua dữ liệu của họ.
2. Có chính sách rõ ràng: Đặt ra các quy tắc giám sát nhân viên trước giúp đảm bảo mọi người đều biết điều gì được và không được chấp nhận. Điều này nên được thực hiện thông qua một bộ chính sách và thủ tục rõ ràng. Những nhóm pháp lý nên xem xét thường xuyên.
3. Sử dụng các giải pháp phần mềm theo dõi: Các giải pháp phần mềm như TheOneSpy cho phép theo dõi chính xác các hoạt động của nhân viên mà không ảnh hưởng đến quyền riêng tư hoặc bảo mật của họ. Việc thu thập hoặc lưu trữ dữ liệu cá nhân như tên hoặc thông tin liên hệ là không cần thiết. Bằng cách sử dụng các giải pháp phần mềm phù hợp, người sử dụng lao động có thể tạo báo cáo và theo dõi kiểm toán với sự can thiệp thủ công hạn chế. trong khi vẫn tuân thủ luật pháp và các quy định về quyền riêng tư.

Tính hợp pháp của giám sát nhân viên có hai yếu tố chính. Quyền riêng tư của nhân viên và quyền của người sử dụng lao động để bảo vệ lợi ích của mình. Trong khi người sử dụng lao động thường giám sát hành vi của nhân viên để đảm bảo môi trường làm việc an toàn, hiệu quả. Để bảo vệ tài sản của công ty, nhân viên cần biết rằng các quyền của họ đang được tôn trọng.

Vấn đề có thể đi xuống một vấn đề của sự hiểu biết. Khi nhân viên nhận thức đầy đủ rằng họ đang bị theo dõi, họ có thể yên tâm rằng quyền của họ vẫn được tôn trọng. Trong khi chủ nhân của họ đang bảo vệ lợi ích của họ.

Nói chung, giám sát nhân viên là hợp pháp. Miễn là cả hai bên đều đồng ý – tức là người lao động và người sử dụng lao động đã đồng ý về các biện pháp giám sát được đề cập. Do đó, người sử dụng lao động cần thiết lập các hướng dẫn rõ ràng về loại thông tin nào sẽ được theo dõi. Nó sẽ được sử dụng như thế nào trước khi xảy ra bất kỳ sự giám sát nào. Điều quan trọng đối với người sử dụng lao động là cung cấp cho nhân viên thông tin rõ ràng về dữ liệu nào được thu thập và cách công ty sẽ sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu đó.

Phần mềm giám sát nhân viên cũng có thể mang lại những lợi ích độc đáo cho người sử dụng lao động về theo dõi năng suất và phân tích số liệu. Nó cho phép họ đánh giá hiệu suất và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Phần mềm như vậy cũng cung cấp cho nhà tuyển dụng khả năng hiển thị khi một nhân viên đang làm việc. Khi họ đang nghỉ giải lao. Nếu họ giao tiếp xã hội quá mức, hoặc nếu họ chểnh mảng nhiệm vụ của mình. Bằng cách sử dụng phần mềm như vậy một cách có trách nhiệm, người sử dụng lao động có thể đảm bảo rằng các nỗ lực giám sát của họ vẫn nằm trong ranh giới pháp lý. Trong khi cung cấp những hiểu biết có giá trị về hiệu suất của lực lượng lao động.

Câu trả lời ngắn gọn cho việc giám sát nhân viên có hợp pháp hay không là “có”. Nhưng câu trả lời dài đòi hỏi phải hiểu các chi tiết cụ thể về cách thức và lý do nó hợp pháp.

Chính phủ đã thông qua luật bảo vệ nhân viên khỏi các hoạt động giám sát xâm nhập. Nó làm rõ những loại giám sát nào có thể xảy ra tại nơi làm việc. Người sử dụng lao động cũng phải tuân thủ một số luật về quyền riêng tư ở một số khu vực nhất định. Chẳng hạn như GDPR ở Châu Âu.

Người sử dụng lao động phải cung cấp cho nhân viên của họ các hướng dẫn rõ ràng và ngắn gọn về những loại giám sát nào được phép. Họ phải nhận được sự đồng ý của nhân viên để giám sát. Nếu một công ty muốn giám sát email của nhân viên hoặc các thông tin liên lạc điện tử khác, thì họ phải nói rõ điều đó trong chính sách của mình.

Khi người sử dụng lao động chọn giám sát nhân viên. Họ phải thông báo cho những nhân viên đó khi quá trình giám sát bắt đầu. Nhân viên nên biết nếu các cuộc trò chuyện của họ đang được theo dõi. Hoặc nếu email đang được theo dõi. Điều này đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều có kiến ​​thức và sự hiểu biết rõ ràng. Về những gì đang diễn ra theo chính sách của công ty.

Khi nói đến giám sát nhân viên, câu hỏi quan trọng nhất có thể là. Bạn sử dụng thông tin từ quá trình giám sát như thế nào? Bạn không thể chỉ thu thập nó và để lại nó.

Dữ liệu bạn nhận được từ việc giám sát nhân viên có thể cung cấp nhiều thông tin chi tiết có giá trị. Chẳng hạn như:

• Mức năng suất của nhân viên
• Thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ
• Chất lượng công việc
• Tuân thủ các chính sách của công ty
• Quy trình và thực hành an toàn

Tổ chức của bạn có thể sử dụng kết quả để hiểu hiệu suất của nhân viên tốt hơn. Ngoài ra để xác định các lĩnh vực có thể cần đào tạo thêm. Nó đảm bảo bạn vẫn tuân thủ các luật và quy định hiện hành. Điều quan trọng là phải sử dụng dữ liệu một cách có trách nhiệm. Không được chỉ trích nhân viên một cách bất công. Cuối cùng, giám sát nhân viên có thể mang lại sự minh bạch hơn trong tổ chức của bạn. Nó sẽ dẫn đến cải thiện tinh thần và hiệu quả.

Giám sát nhân viên là một vấn đề phức tạp. Nhiều quy tắc và quy định được đưa ra nhằm bảo vệ quyền lợi của nhân viên. Bạn phải thông báo cho nhân viên của mình rằng các hoạt động của họ đang được theo dõi.

Bạn nên nhớ rằng thông tin bạn thu thập chỉ nên giới hạn ở những thông tin cần thiết. Để thực hiện nhiệm vụ công việc của nhân viên của bạn. Bạn không bao giờ nên thu thập thông tin cá nhân. Chẳng hạn như tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội hoặc dữ liệu nhạy cảm khác. Tương tự như vậy, hãy đảm bảo mọi cuộc trò chuyện mà nhân viên của bạn có trên các nền tảng trò chuyện của công ty đều được giữ bí mật. Nó chỉ nên liên quan đến công việc của họ.

Bạn cũng phải xem xét mọi luật về quyền riêng tư ở cả cấp tiểu bang và liên bang. Khi xem xét các phương pháp giám sát nhân viên. Nói chung, hầu hết các bang đều yêu cầu người sử dụng lao động thông báo cho người lao động của họ. Nếu họ đang được theo dõi và có được sự đồng ý. Nếu họ có kế hoạch thu thập bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến hoạt động của họ.

Cuối cùng, giám sát phải tuân theo chính sách của công ty. Điều này chỉ bao gồm giám sát các hoạt động của nhân viên trong giờ làm việc. Và không phải khi tắt đồng hồ. Trừ khi nó được nêu rõ ràng trong sổ tay công ty của bạn rằng những hành động như vậy có thể xảy ra.

Tóm lại, giám sát nhân viên là một hoạt động hợp pháp. Nó được thực hiện theo cách tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên. Nhà tuyển dụng cần đảm bảo rằng mọi hành động đều được thực hiện một cách minh bạch. Nó phải có các hướng dẫn và chính sách hoạt động rõ ràng. Nó nên phác thảo lý do tại sao, khi nào và làm thế nào các hoạt động giám sát được tiến hành.

Người sử dụng lao động cũng nên đảm bảo rằng mọi thông tin thu thập được đều được xử lý theo luật. Nhân viên nên nhận thức được những hạn chế và kỳ vọng được đặt ra trong hợp đồng của họ. Bằng cách nhận thức được bất kỳ luật bảo vệ dữ liệu nào. trước khi họ đồng ý với bất kỳ hình thức giám sát nào. Trong khi giám sát nhân viên có thể giúp thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả. Điều quan trọng là đảm bảo rằng nó được tiến hành với sự tôn trọng và liêm chính.