Bạn có nghĩ mình đã từng bị chủ nhân theo dõi không? Bạn không bị hoang tưởng. Các doanh nghiệp trong thời hiện đại luôn theo dõi người lao động và điều này hầu như là hợp pháp. Câu hỏi đầu tiên và có lẽ được hỏi nhiều nhất là liệu nhà tuyển dụng có đọc được email của nhân viên hay không. Có, trong một số trường hợp, công ty phải bảo vệ các chi tiết bí mật và cân bằng môi trường làm việc. Nhưng có những giới hạn.
Hiểu luật giám sát nhân viên sẽ giúp bạn nhận ra các quyền của mình. Tìm hiểu những gì nhà tuyển dụng theo dõi, cách bộ phận nhân sự giám sát bạn và liệu email có bí mật hay không. Biết cách bảo mật thông tin của bạn và khi nào nên lên tiếng.
Nhà tuyển dụng có thể đọc hợp pháp tin nhắn email của nhân viên không?
Ngày nay, bạn không nên mong đợi các email tại nơi làm việc sẽ được giữ ở chế độ riêng tư. Ngay cả tòa án ngày nay cũng đứng về phía người sử dụng lao động trong vấn đề bảo mật email.
Với sự trợ giúp của công nghệ, người sử dụng lao động hầu như có thể theo dõi các thông tin liên lạc mà nhân viên thực hiện tại nơi làm việc. Tuy nhiên, tại sao nhà tuyển dụng lại quan tâm đến những điều nhân viên viết trong email của họ? Một trong những lý do là họ muốn trốn tránh trách nhiệm pháp lý. Trong trường hợp bị kiện, người sử dụng lao động cần gửi email kèm theo tài liệu điện tử.
Tòa án tin rằng người sử dụng lao động có quyền tự do đọc email của nhân viên miễn là họ có lý do kinh doanh hợp lý để làm như vậy.
Tại sao nhà tuyển dụng giám sát email của người lao động?
Là công nhân, tất cả chúng ta đều trân trọng cuộc sống riêng tư của mình. Các doanh nghiệp giám sát email của nhân viên để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên và giảm khả năng mắc nợ. Theo báo cáo, nhà tuyển dụng thường theo dõi hơn 80% dữ liệu và thông tin liên lạc của nhân viên.
Tại sao các công ty lại làm giám sát nhân viên một sự cần thiết? Theo dõi hoạt động email và internet giúp chỉ ra mối nguy hiểm trước thời hạn. Lý do thứ hai là để nâng cao năng suất. Theo thống kê, các công nhân cho biết họ lướt các trang web không liên quan đến công việc hơn 2 giờ mỗi ngày. Giám sát là một trong những cách tuyệt vời để kiểm soát thời gian lãng phí.
Cuối cùng, để tránh tranh chấp pháp lý là một lý do chính khác. Giám sát nhân viên cung cấp bằng chứng cần thiết để bảo vệ công ty trong các vụ kiện và xung đột. Ví dụ: nếu một nhân viên đổ lỗi cho người quản lý về hành vi quấy rối, các email có thể được sử dụng làm bằng chứng hoặc từ chối khiếu nại.
Nếu bạn sử dụng điện thoại, máy tính xách tay hoặc email ở cơ quan, sếp có quyền theo dõi bạn. Giám sát hoạt động của nhân viên để phát hiện việc chia sẻ thông tin trái phép. Vi phạm dữ liệu hoặc lạm dụng thời gian làm việc là phổ biến.
Nếu một vụ kiện của nhân viên xảy ra. Các công ty sẽ có cơ hội kiểm tra hồ sơ liên lạc của nhân viên để làm bằng chứng. Tuy nhiên, có những giới hạn. Người sử dụng lao động không được phép giám sát nhân viên theo cách vi phạm quyền riêng tư của họ hoặc không thông báo trước cho họ. Họ cũng không được phép sử dụng thiết bị hoặc tài khoản cá nhân của mình nếu không được phép.
Ứng dụng như TheOneSpy làm cho việc giám sát nhân viên của mọi công ty trở nên đơn giản và dễ tiếp cận. TheOneSpy có các tính năng như xem màn hình trực tiếp, ghi nhật ký thao tác bàn phím và ứng dụng cũng như chặn web. Vì vậy, công ty hiện có thể sử dụng tính năng giám sát nhân viên.
Mức độ phổ biến hoặc nhà tuyển dụng đọc email của nhân viên
Ở Mỹ, người sử dụng lao động đưa ra chính sách quy định rằng họ có thể kiểm tra email công việc trong giờ làm việc. Tất cả các email đã gửi và nhận trong email đều có thể được nhà tuyển dụng truy cập. Họ có thể kiểm tra những gì bạn đang liên lạc vào thời điểm nào. Hiện nay, một số công ty sử dụng chính sách email của công ty để có thể củng cố các quyền này. Các chính sách này cho nhân viên biết rằng email của họ không ở chế độ riêng tư và tin nhắn của họ đang bị theo dõi. Một số công ty cũng yêu cầu nhân viên ký vào biểu mẫu đồng ý cho biết rằng họ biết email của mình không phải là thông tin riêng tư.
Thông thường, nhà tuyển dụng không đọc hết email. Đôi khi điều này có thể xảy ra khi họ quan tâm đến bất kỳ email nào; nếu không thì họ không đọc nó vì đó là một rắc rối lớn.
Ngay cả những công ty không có chính sách email cũng có quyền hợp pháp để đọc email của nhân viên của họ miễn là những email này được gửi bằng email của công ty. Tuy nhiên, tòa án có xu hướng quyết định có lợi cho người sử dụng lao động nếu công ty có lý do đủ thuyết phục để đọc email.
Gạt vấn đề pháp lý sang một bên, hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay đều theo dõi email của người lao động một cách thường xuyên. Một số phần mềm email lưu tất cả các thư đi qua chúng; một số tạo bản sao lưu của các email mới khi chúng được nhận và một số nhà tuyển dụng thậm chí còn sử dụng một phần mềm có tên là key logger, giúp lưu các bản sao của những email đã soạn thảo không bao giờ được gửi đi.
Nhân viên nên giải quyết vấn đề giám sát tại nơi làm việc như thế nào?
Vì vậy, khi biết tất cả những điều này, làm thế nào một nhân viên có thể tránh được rắc rối liên quan đến email tại nơi làm việc của mình? Xử lý máy tính ở cơ quan và tài khoản email của bạn giống như cách bạn làm với điện thoại doanh nghiệp là kế hoạch hành động tốt nhất. Tránh sử dụng email công việc của bạn để liên lạc với bạn bè và người thân. Và đừng gửi những tin nhắn không tử tế hay những tin nhắn hài hước làm tổn thương cảm xúc của ai đó. Những người khác chắc chắn sẽ không nhìn nhận nó theo cách tương tự, đó là lý do tại sao bạn phải cẩn thận.
Không phải ai cũng có thể xem email của bạn giống như cách bạn làm. Đừng bao giờ gửi thứ gì đó mà bạn không muốn đồng nghiệp hoặc sếp của bạn nhìn thấy.
TheOneSpy để giám sát và giám sát nhân viên
Để duy trì tính bảo mật của doanh nghiệp, 78% nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm giám sát như TheOneSpy. Ứng dụng này có chức năng giám sát các ứng dụng, email và cuộc trò chuyện, thu thập báo cáo cả ngày và gửi cho nhà tuyển dụng. Bằng cách kiểm tra báo cáo, người sử dụng lao động có thể xác định được nhân viên của họ đang sử dụng giờ làm việc như thế nào. Với TheOneSpy, nhà tuyển dụng có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên mà không vi phạm quyền riêng tư của nhân viên.
Với tư cách là người sử dụng lao động, việc giám sát việc liên lạc và sử dụng internet của nhân viên là rất quan trọng để tăng năng suất cho tổ chức của bạn. Theo thống kê ngày nay, khả năng cao là nhân viên có thể dành từ 1 đến 3 giờ trên Internet cho mục đích cá nhân trong giờ làm việc, điều này có thể góp phần làm mất một số thu nhập. Để giải quyết vấn đề, nhà tuyển dụng sử dụng các công nghệ giám sát nhân viên như TheOneSpy, công nghệ này có thể theo dõi các trang web và ứng dụng đã truy cập đang được sử dụng.
Tóm lại, việc giám sát nhân viên bằng các hệ thống như TheOneSpy góp phần tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn, đảm bảo lợi ích của công ty và cung cấp dữ liệu được sử dụng để hỗ trợ công ty tối ưu hóa các quy trình. Mặc dù giám sát quyền riêng tư của nhân viên, nhưng nếu bạn sử dụng nó, nói cách khác, kết quả mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên đều đáng giá.
Kết luận
Nhà tuyển dụng có thể đọc email của bạn một cách hợp pháp trong hầu hết các trường hợp; có những lý do hợp lý tại sao họ có thể làm như vậy. Nó giúp giải quyết các vấn đề và nâng cao năng suất của người lao động. Nhưng việc giám sát quá mức có thể làm cho nó tồi tệ hơn. Duy trì cân bằng. Đừng theo dõi công việc bằng cách vi phạm quyền riêng tư. Hãy theo dõi tốt nhất có thể nhưng đừng tiết lộ quá nhiều thông tin cá nhân. Cuối cùng, cần có một chút giám sát để thấy rằng tất cả chúng ta đều được hưởng lợi. Nếu bạn là nhà tuyển dụng đang tìm kiếm phần mềm giám sát, đừng bỏ lỡ cơ hội dùng thử phần mềm giám sát nhân viên TheOneSpy.
