Những ngày này, bạn không nên mong đợi các email trong công việc vẫn được giữ kín. Ngay cả các tòa án ngày nay bên cạnh các nhà tuyển dụng liên quan đến quyền riêng tư email. Giữ tính hợp pháp của nó sang một bên, nhà tuyển dụng có xu hướng theo dõi các email của nhân viên của họ.
Với sự trợ giúp của công nghệ, các nhà tuyển dụng hầu như có thể theo dõi các thông tin liên lạc diễn ra tại nơi làm việc của nhân viên. Nhà tuyển dụng cũng có xu hướng tận dụng các thiết bị theo dõi khác nhau để có thể đọc email của nhân viên của họ. Tuy nhiên, tại sao các nhà tuyển dụng lại quan tâm đến những điều mà nhân viên đang viết trong email của họ? Một trong những lý do là vì họ muốn tránh trách nhiệm pháp lý và trong trường hợp họ bị kiện, chủ nhân cần phải gửi email theo tài liệu điện tử.
Tòa án tin rằng nhà tuyển dụng được tự do đọc các email nhân viên của họ miễn là họ có lý do kinh doanh hợp lệ để làm việc đó. Một số công ty hiện nay sử dụng các chính sách email của công ty thông qua đó họ có thể củng cố các quyền này. Các chính sách cho nhân viên biết rằng email của họ không riêng tư và tin nhắn của họ đang bị theo dõi. Một vài công ty cũng yêu cầu nhân viên ký vào các mẫu đơn đồng ý cho biết rằng họ biết rằng email của họ không riêng tư.
Ngay cả những công ty không có chính sách email cũng có quyền hợp pháp để đọc thư email của nhân viên của họ miễn là chúng được gửi bằng mạng và thiết bị của công ty. Tuy nhiên, nếu công ty thực hiện các bước để duy trì quyền riêng tư của email hoặc nếu họ đảm bảo rằng email của nhân viên là riêng tư, nhân viên có thể muốn và có kỳ vọng cao hơn về quyền riêng tư trong thư. Tuy nhiên, các tòa án có xu hướng quyết định có lợi cho nhà tuyển dụng nếu công ty có lý do đủ mạnh để đọc email.
Giữ vấn đề về tính hợp pháp sang một bên, hầu hết các nhà tuyển dụng hiện nay trên cơ sở thường xuyên theo dõi các email của nhân viên của họ. Một số hệ thống email sao chép tất cả các thư đi qua chúng tự động; một số tạo bản sao dự phòng của các email mới khi chúng được nhận và một số nhà tuyển dụng thậm chí còn sử dụng một phần mềm được gọi là bộ ghi khóa để lưu các bản sao của các email thậm chí được soạn thảo mà không bao giờ được gửi. Do đó, nếu nhân viên có xu hướng tin rằng một khi họ xóa email, họ sẽ biến mất vì điều đó chắc chắn là sai lầm.
Vì vậy, bằng cách biết tất cả những điều này, làm thế nào một nhân viên có thể tránh khỏi rắc rối liên quan đến email nơi làm việc của mình? Điều tốt nhất để làm là đối xử với máy tính và hệ thống email của bạn tại nơi làm việc theo cách bạn sẽ đối xử với điện thoại doanh nghiệp của bạn. Hạn chế giao tiếp bạn có với bạn bè và gia đình trong khi sử dụng email công việc và không gửi bất kỳ tin nhắn nào mà người khác có thể hiểu là không tử tế hoặc lớn tiếng ngay cả khi ý định của bạn không phải là làm điều đó và thay vào đó chỉ đơn giản là đùa giỡn và hài hước. Những người khác chắc chắn sẽ không nhìn nó theo cùng một cách đó là lý do tại sao bạn phải cẩn thận.
Nguyên tắc tốt nhất để tuân theo trong những vấn đề như vậy là không gửi bất kỳ tin nhắn nào mà bạn sẽ không cảm thấy thoải mái nếu ví dụ, mẹ bạn đã đọc nó, tuy nhiên trong trường hợp này, nó áp dụng cho đồng nghiệp của bạn đọc nó.
