Làm thế nào để bảo vệ sở hữu trí tuệ doanh nghiệp và thói quen làm giàu của nhân viên?

Bạn có bao giờ cảm thấy nhân viên của mình không nỗ lực hết mình vào công việc không? Bạn đã chi rất nhiều tiền để xây dựng nó, nhưng làm sao bạn có thể bảo vệ bí mật thương mại và sở hữu trí tuệ của mình khỏi gian lận của nhân viên? Goldbricking, một thuật ngữ dùng để chỉ những nhân viên muốn làm ít việc nhất trong giờ làm việc của họ, vẫn xảy ra. Theo nghiên cứu được thực hiện vào năm 2024, 89% quản lý nhận thấy mô hình goldbricking trong nhóm của họ.

Bài viết này cung cấp hướng dẫn về bảo vệ tính bảo mật và sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để duy trì hiệu quả. Tuy nhiên, cần có một số biện pháp phòng ngừa để tận dụng tối đa lợi thế của nhân viên và đạt được mục tiêu của công ty.

Hãy xác định ngắn gọn các thuật ngữ mà chúng ta đã thảo luận trước đó, chẳng hạn như sở hữu trí tuệ kinh doanh, tấn công mạng và đào vàng cũng như tác động của chúng đối với Doanh nghiệp.

Đây là thuật ngữ được sử dụng cho tài sản vô hình của doanh nghiệp. Đó là một thứ không tồn tại về mặt vật chất, nhưng nó có giá trị. Bạn có thể nói các tổ chức kinh doanh có thể bao gồm các thiết kế, chương trình, khái niệm, phát minh, bí mật thương mại, tên thương hiệu, công thức và nghệ thuật. (IP).

Sở hữu trí tuệ được bảo vệ thông qua bản quyền, nhãn hiệu và nhiều biện pháp pháp lý hoặc bằng sáng chế khác. Vì vậy, tại nơi làm việc, bất kỳ nhân viên không trung thực nào cũng sẽ bị quản lý bởi dữ liệu bí mật (IP) được lưu trữ trong điện thoại di động, thiết bị, máy tính xách tay và máy tính để bàn, điều đáng báo động cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các tổ chức kinh doanh quy mô lớn thường tự bảo vệ mình khỏi hoạt động gián điệp của công ty.

Các tổ chức kinh doanh thường giải quyết các vấn đề trộm bí mật kinh doanh hoặc sở hữu trí tuệ và thường xảy ra nhất là do các mối đe dọa từ nội bộ. Ngoài ra, tin tặc thù ghét đen đã tạo ra sự hỗn loạn trong công ty mà mọi ông chủ đều cần biết đầy đủ nhất và nên bảo vệ tài sản của mình khỏi các mối đe dọa mạng tiềm ẩn.

• Torrens tuyên bố rằng, trong quy tắc ứng xử được viết sẵn, nhân viên và nhà cung cấp phải ký thỏa thuận không tiết lộ thông tin tại thời gian tuyển dụng.
• Dữ liệu được lưu trữ trong các thiết bị máy tính xách tay và máy tính để bàn thuộc sở hữu của công ty phải được giám sát bằng phần mềm giám sát máy tính với sự đồng ý thích hợp.
• Theo dõi email của nhân viên, và nhà tuyển dụng nên biết! Giám sát email của nhân viên quá nhiều là bao nhiêu?
• Không cho phép nhân viên của bạn sử dụng điện thoại di động, thiết bị tiện ích và thiết bị máy tính để bàn của công ty vì lý do cá nhân.
• Tuy nhiên, nếu nhân viên giám sát bất kỳ hoạt động đáng ngờ nào thì cần tiến hành điều tra toàn diện ngay lập tức.

Tổ chức, nhân viên thường lãng phí thời gian sử dụng internet trên các thiết bị của công ty. Họ tạm dừng thêm, xem qua mạng xã hội, thảo luận với đồng nghiệp hoặc nghĩ ra một số chiến thuật để làm việc không hiệu quả.

Mặc dù mọi người đều cần một chút thời gian ngừng hoạt động, nhưng những người thợ vàng vẫn vượt quá giới hạn. Hành vi của họ có thể làm tổn hại đến tinh thần của nhóm và gây ra sự suy giảm năng suất và cuối cùng là doanh thu của tổ chức.

Tuy nhiên, hầu hết nhân viên có thể khẳng định rằng một mức độ goldbricking hoặc cyberslacking nhất định sẽ làm tăng năng suất của tổ chức kinh doanh vì một chút thời gian cyberslacking giúp nhân viên sảng khoái hơn thay vì làm việc liên tục, dẫn đến mệt mỏi.

Hơn nữa, người sử dụng lao động phải thực hiện một số bước trong giờ làm việc để giảm bớt các hoạt động đào vàng giữa các nhân viên và ngăn chặn tình trạng thiếu năng suất. Thuật ngữ Goldbricking được tạo ra từ một câu nói vào cuối thế kỷ 19, “bán cho ai một viên gạch vàng có nghĩa là lừa đảo họ.

Sau này, theo thời gian, thuật ngữ này đã lan truyền rộng rãi trong dân chúng. Hơn nữa, Goldbricking đã trở nên nổi tiếng hơn kể từ năm 2013 khi Giám đốc điều hành Yahoo Marissa Mayer bị cấm làm việc từ xa. Các nhân viên từ xa của công ty không quen đăng nhập vào công việc của công ty một cách thường xuyên.

• Người sử dụng lao động nên chặn các trang web trên thiết bị máy tính của chính công ty nhân viên.
• Nhà tuyển dụng có thể giám sát các ứng dụng nhắn tin tức thời của nhân viên và các trang web trong giờ làm việc.
• Nhà tuyển dụng có thể ghi lại các cuộc hội thoại ẩn của nhân viên trên điện thoại di động và PC.
• Nhà tuyển dụng có thể theo dõi màn hình máy tính xách tay và thiết bị máy tính để bàn của công ty.
• Nhà tuyển dụng nên biết giám sát nhân viên bao nhiêu.

Bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của bạn cũng như dữ liệu được lưu trữ trên điện thoại di động và thiết bị máy tính của bạn. Các ông chủ có thể sử dụng nhiều phương pháp giám sát khác nhau, lưu giữ tài sản trí tuệ của Doanh nghiệp và để mắt đến hoạt động xâm nhập mạng của nhân viên bằng cách thu thập thông tin về hoạt động của nhân viên.

Các thực thể kinh doanh có thể thực hiện giám sát nhân viên trong giờ làm việc. Ngày nay, xu hướng nhân viên theo dõi tại nơi làm việc ngày càng gia tăng trên toàn thế giới và hợp pháp nếu họ có sự đồng ý bằng văn bản của nhân viên. Ngoài việc bảo vệ các dữ liệu bí mật thuộc sở hữu của công ty, bạn có thể cải thiện năng suất và tiết kiệm tài nguyên của công ty.

Lý do chính đằng sau việc giám sát lực lượng lao động là để ngăn chặn ngay từ đầu những hành vi không thể chấp nhận được và hạn chế những hành vi có thể phá hủy Doanh nghiệp.

Các phương pháp giám sát để bảo vệ (IP) và theo dõi hoạt động quấy rối trên mạng có thể bao gồm một số phương pháp. Bạn có thể sử dụng phương pháp ghi lại số lần gõ phím để theo dõi tất cả các lần nhấn phím được nhân viên của bạn áp dụng trên điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính bảng cũng như trên máy tính để bàn.

Hơn nữa, bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi GPS và giám sát internet trực tiếp để biết chính xác vị trí của nhân viên và họ. hoạt động duyệt trên thiết bị của công ty.

Tuy nhiên, ngày nay, các nhà tuyển dụng đang sử dụng các phương pháp và phần mềm cho phép bạn theo dõi việc lướt web, tin nhắn tức thời và giám sát email.

Dù thế nào đi chăng nữa, nếu bạn muốn bảo vệ tài sản trí tuệ của doanh nghiệp và ngừng các hoạt động đào vàng. Bạn phải cân nhắc một số điều trước khi sử dụng tất cả các kỹ thuật và phần mềm để giám sát nhân viên của mình.

Người sử dụng lao động có thể theo dõi công nhân sử dụng máy tính Windows và MAC, điện thoại di động và các thiết bị khác do công ty sở hữu trong giờ làm việc. Mặt khác, nếu thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên thì bạn cần phải có sự đồng ý bằng văn bản thích hợp. Bạn không thể theo dõi các thiết bị thuộc sở hữu của nhân viên ngoài giờ làm việc. Tính pháp lý trở nên mờ mịt khi người sử dụng lao động giám sát nhân viên sử dụng các thiết bị do công ty cung cấp sau giờ làm việc.

Do đó, nếu bạn muốn theo dõi hoạt động của nhân viên trong giờ làm việc thì bạn nên xóa các điều khoản sử dụng thiết bị thuộc sở hữu của công ty trong giờ làm việc. Tuy nhiên, người sử dụng lao động cũng nên xem xét chính sách sử dụng toàn diện có thể chấp nhận được. (AUP) về nhân viên nào cần được thống nhất.

Đầu tiên, hãy để ý đến nhóm của bạn và liệu họ có tham gia vào hoạt động đào vàng hay không, chẳng hạn như giao tiếp xã hội quá nhiều, nghỉ dài ngày hoặc lướt web. Phần mềm giám sát nhân viên như TheOneSpy có thể được sử dụng để theo dõi các chỉ số năng suất. Tiếp theo, hãy gặp trực tiếp nhân viên đó. Hãy nói cụ thể về những hành vi phản tác dụng mà bạn nhận thấy và đặt ra những kỳ vọng rõ ràng cho tương lai.

Ngoài ra, việc xác định xem nhân viên đang buồn chán hay không có những vật dụng cần thiết có thể có ích. Việc giao phó trách nhiệm mới hoặc đào tạo bổ sung cũng có thể cần thiết. Nếu nó không thay đổi, hãy thực hiện bước tiếp theo và đưa nhân viên vào kế hoạch cải thiện hiệu suất. Yêu cầu họ chỉ thẳng và tuyên bố rằng công việc của họ sẽ gặp nguy hiểm nếu họ không sửa chữa hành vi của mình.

Cuối cùng, bạn có thể cần phải sa thải thợ đào vàng. Mặc dù đây là một quyết định rất khó khăn nhưng việc sa thải một nhân viên làm việc kém hiệu quả có thể mang lại lợi ích cho nhóm và công ty theo thời gian. Vấn đề là phải kiểm soát hành vi đào vàng và xây dựng một nền văn hóa nơi nhân viên cảm thấy có động lực, được thử thách và có trách nhiệm với công việc của mình.

Bằng cách giám sát chặt chẽ, giao tiếp rõ ràng và sẵn sàng đưa ra quyết định, bạn có thể giảm thiểu tác động của những người lao động làm việc kém hiệu quả đối với Doanh nghiệp của mình. Sự nỗ lực sẽ có kết quả.

Với tư cách là chủ doanh nghiệp, IP và bí mật thương mại là một số tài sản có giá trị quan trọng nhất của bạn. Ngược lại, một số nhân viên có thể cố gắng lấy cắp dữ liệu hoặc dành thời gian không đúng cách cho công việc, điều này được gọi là “goldbricking”. Các cuộc khảo sát gần đây đã chỉ ra rằng hơn 80% công ty là nạn nhân của nạn cướp IP của nhân viên.

Một trong những phương pháp hiệu quả nhất để bảo vệ IP của bạn và loại bỏ hoạt động đào vàng là triển khai phần mềm giám sát nhân viên. Phần mềm giám sát Các công cụ giám sát nhân viên như TheOneSpy cho phép bạn xem cách nhân viên của mình sử dụng thiết bị và tài khoản. Các công cụ như ghi nhật ký thao tác bàn phím, giám sát việc sử dụng ứng dụng và theo dõi GPS ghi lại mọi phím họ nhập của người dùng, trang web họ truy cập và vị trí trong giờ làm việc của họ.

Nếu bạn tình cờ nhận thấy ai đó không nên truy cập tệp hoặc lãng phí thời gian, bạn có thể hành động ngay lập tức. Nghiên cứu cho thấy các công ty sử dụng phần mềm giám sát có năng suất tăng lên tới 35%.

Nói chuyện trung thực với nhân viên về cách bạn giám sát họ và lý do đằng sau việc giám sát đó. Giải thích rằng điều đó nhằm bảo vệ IP và cải thiện năng suất, không xâm phạm quyền riêng tư của họ.

Thiết lập các quy tắc truy cập dữ liệu, sử dụng internet, theo dõi GPS, v.v. Yêu cầu nhân viên ký một thỏa thuận rằng họ biết về các chính sách và chấp nhận giám sát. Điều này tăng cường sự cởi mở và cho phép bỏ qua các vấn đề pháp lý.

Hướng dẫn nhân viên về các phương pháp hay nhất về bảo mật dữ liệu như mật khẩu mạnh, xác thực hai yếu tố và cách xác định email lừa đảo. Thảo luận về chính sách internet, tải xuống ứng dụng và những thứ khác. Với việc đào tạo, nhân viên sẽ trở thành đối tác tích cực trong việc bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ chứ không chỉ những người được giám sát một cách thận trọng. Con số này lên tới ba mươi chín triệu đô la mỗi năm, điều đó có nghĩa là giáo dục là yếu tố sống còn.

Sử dụng kết hợp các công cụ giám sát, chính sách rõ ràng và đào tạo nhân viên là cách tốt nhất để đảm bảo an toàn cho IP của bạn và tránh tình trạng đào vàng. Trong khi một số người tin rằng nó mang tính xâm lấn, việc giám sát được thực hiện đúng cách có thể mang lại lợi ích cho cả người sử dụng lao động và nhân viên vì nó có thể ngăn chặn hành vi trộm cắp và do đó, tăng năng suất.

Việc phát sinh chi phí để tránh tiếp xúc với bảo mật dữ liệu sẽ ít tốn kém hơn so với rủi ro và chi phí do không bảo vệ.