Cách ngăn chặn tình trạng nghiện mạng xã hội ở nhân viên trong giờ làm việc

Trong thế giới kỹ thuật số, mạng xã hội là một phần của chính thế giới. Từ văn phòng đến nhà cửa, từ giải trí đến mạng xã hội, nó là một nguồn cung cấp niềm vui và thông tin tuyệt vời. Tuy nhiên, đối với các ngành kinh doanh, nghiện mạng xã hội là một trong những yếu tố hủy hoại chính, giết chết năng suất của công ty. Bất chấp hiệu quả của công ty, nhân viên vẫn dành phần lớn thời gian để đọc tin nhắn, lướt bảng tin, xem và chia sẻ các clip ngắn mà không cần phải lo lắng về việc họ lãng phí bao nhiêu thời gian.

Ở cấp độ công ty, cùng một thói quen có thể không quan trọng, nhưng nó sẽ ảnh hưởng đáng kể đến năng suất, sự tập trung và hiệu suất chung của công ty. Việc quản lý tình trạng nghiện mạng xã hội tại nơi làm việc đã trở thành một nhu cầu thiết yếu đối với các công ty đang tìm kiếm lợi ích từ một môi trường làm việc hiệu quả. Cái bẫy nằm ở việc xác định sự cân bằng giữa việc sử dụng mạng xã hội liên tục và sự tập trung của nhân viên vào công việc.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý đang gặp khó khăn trong việc duy trì hiệu suất làm việc của nhóm, đã đến lúc bạn cần hành động thông minh. TheOneSpy cung cấp giải pháp giám sát tiên tiến giúp nhà tuyển dụng theo dõi và quản lý hoạt động mạng xã hội trên các thiết bị của công ty. Bằng cách sử dụng TheOneSpy, các tổ chức có thể xác định việc sử dụng ứng dụng quá mức, ngăn chặn hành vi lãng phí thời gian và tạo ra một môi trường làm việc kỷ luật, hiệu quả hơn mà không xâm phạm quyền riêng tư.
 

Trong thời đại kỹ thuật số, các công ty đã trở thành những công cụ gây xao nhãng khổng lồ. Nhân viên có thể truy cập điện thoại di động hoặc máy tính bất cứ lúc nào, và hầu hết các thiết bị đều kết nối internet. Chỉ vài phút dành cho Instagram, Snapchat, Telegram hoặc Facebook có thể dễ dàng biến thành hàng giờ lãng phí năng suất mỗi tuần.

Mặc dù lãng phí thời gian, mạng xã hội vẫn ảnh hưởng đến quy trình làm việc và dẫn đến chất lượng công việc cao hơn. Nhân viên thường xuyên chuyển đổi giữa mạng xã hội và quy trình làm việc thường bỏ lỡ thời hạn và các nhiệm vụ quan trọng. Hơn nữa, điện thoại di động có kết nối Wi-Fi liên tục hiện thông báo, khiến nhân viên phải kiểm tra mỗi khi có thông báo. Kết quả là, họ bị phân tâm và mắc lỗi trong các tệp quan trọng, làm giảm tính sáng tạo và tính chính trực.

Đối với các công ty phụ thuộc vào sự hợp tác và giao tiếp, lạm dụng mạng xã hội Thậm chí có thể làm suy yếu sự hợp tác. Khi một số thành viên trong nhóm phá hỏng nó, hóa ra điều đó cũng khiến các nhân viên khác bực bội. Hơn nữa, những rủi ro bảo mật không mong muốn do những vấn đề này gây ra, bao gồm việc chia sẻ dữ liệu nhạy cảm của công ty, đã làm dấy lên lo ngại về an ninh trong nội bộ công ty. Nhân viên nên thực hiện các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo an toàn trong giờ làm việc.

Phương pháp đầu tiên là một công ty đặt ra các quy tắc và khuyến khích mọi nhân viên tuân thủ. Hãy hướng dẫn họ những gì được phép và những gì không được phép. Hãy làm điều đó thay vì làm điều đó. Môi trường kỹ thuật số an toàn hơn sẽ dẫn đến sự phát triển tốt hơn cho công ty. Trao quyền cho nhân viên bằng cách đáp ứng nhu cầu vật chất của họ và cho họ tùy chọn sử dụng mạng xã hội trong giờ nghỉ giải lao hoặc giờ ăn trưa, chứ không phải giữa các công việc.

Hãy tuân thủ các hướng dẫn được sắp xếp hợp lý và trình bày chúng cho cả nhân viên mới và cũ. Khi họ hiểu được phương pháp thực sự để thiết lập các quy tắc trên mạng xã hội, họ sẽ nhận thức rõ hơn về tác động của mạng xã hội và cố gắng ứng phó một cách tự nguyện. Các đặc quyền này là vì lợi ích của công ty, và nếu mỗi nhân viên công ty được hưởng lợi, đặc quyền của họ cũng sẽ tăng lên và mang lại thu nhập tốt kèm theo tiền thưởng.

Nhân viên thường đánh giá thấp thời gian họ dành trực tuyến để chờ đợi nhiệm vụ được giao. Khi đang suy nghĩ, tôi vừa xem một video dài hàng phút, và thông báo cứ liên tục làm gián đoạn. Các nhà quản lý đã tổ chức một buổi hội thảo nâng cao nhận thức ngắn gọn nhưng thiết thực hàng tuần để thảo luận về việc sự xao nhãng của mạng xã hội ảnh hưởng đến năng suất và tăng trưởng của công ty như thế nào. 

Khi nhân viên thấy thói quen sử dụng mạng xã hội của mình ảnh hưởng đến hiệu suất chung của công ty, họ sẽ chú ý và đúng giờ hơn nếu hiểu rằng việc đặt ra giới hạn không phải là giám sát liên tục mà là duy trì sự tăng trưởng và năng suất bị gián đoạn do lạm dụng mạng xã hội trong giờ làm việc.

Cố gắng giữ cho nhân viên tập trung hơn vào công việc và thói quen làm việc để giảm thiểu tình trạng nghiện truyền thông đặc thù trong công ty. Khi nhân viên cảm thấy buồn chán và kém tập trung, họ có thể sử dụng điện thoại di động như một cách để cắt giảm thời gian rảnh rỗi. Một văn hóa công ty năng động, hiệu quả có thể chống lại điều này. 

Việc thúc đẩy giao tiếp cởi mở, khen ngợi thành tích và giao những nhiệm vụ quan trọng cho nhân viên sẽ giúp họ gắn bó với công việc. Khi nhân viên cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao, họ sẽ ít có thời gian rảnh rỗi hơn. Các giám đốc điều hành cần làm gương — nếu họ tập trung trong suốt ngày làm việc và hạn chế sử dụng điện thoại ở mức cần thiết, nhân viên cũng sẽ làm theo.

Những nhân viên đang trải qua lịch trình làm việc bận rộn, căng thẳng cần tìm kiếm sự hỗ trợ tâm lý, nhưng mạng xã hội không phải là giải pháp tốt. Hãy tạo ra phòng vệ sinh, quán cà phê, sân thượng nơi họ có thể ngồi thư giãn, hoặc một buổi nghỉ giải lao ngắn, hoặc các cuộc họp để khuyến khích và động viên họ, giúp họ hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Các doanh nghiệp lớn xử lý thông tin nhạy cảm, như ngân hàng, tài chính, cần hạn chế quyền truy cập vào mạng xã hội để bảo mật thông tin nhạy cảm của khách hàng hoặc người dùng. Vì mục đích bảo mật, hầu hết các quy định và hướng dẫn đều yêu cầu người sử dụng lao động không sử dụng các ứng dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, WhatsApp và X/Twitter trong giờ làm việc.

Cách tiếp cận này sẽ giúp nhân viên tập trung vào các hoạt động liên quan đến công việc. Tuy nhiên, chính sách này cần phải linh hoạt. Các trang mạng xã hội doanh nghiệp như LinkedIn vẫn có thể được sử dụng vì chúng có thể hỗ trợ phát triển kinh doanh. Mục đích là để kiểm soát sự xao nhãng, chứ không phải hoàn toàn ngắt kết nối nhân viên khỏi internet.

Việc sử dụng mạng xã hội thường xuyên sẽ biến nó thành thói quen, và chỉ cần một thông báo cũng đủ khiến bạn chú ý đến màn hình. Thay vì ít hoạt động hơn, thời gian sử dụng màn hình quá mức có thể gây căng thẳng, lo lắng và mệt mỏi. Đây là những dấu hiệu đáng báo động mà một nhà tuyển dụng tốt không bao giờ bỏ qua và là một biện pháp phòng ngừa hợp lý trước khi mọi thứ vượt khỏi tầm kiểm soát. Để vượt qua những dấu hiệu này, các công ty thường tổ chức các buổi nói chuyện động viên, họp hành, kiểm tra giữa kỳ và các hoạt động thư giãn tinh thần để nhân viên không cảm thấy căng thẳng hay quá tải, mà luôn cảm thấy tươi mới và tích cực về công việc của mình. Khi một nhân viên chân thành làm việc vì sự phát triển của công ty, điều đó sẽ tự động mang lại lợi ích cho sự phát triển của công ty.

Nghiện mạng xã hội còn tệ hơn, vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ vấn đề tâm lý của nhân viên. Họ kém tập trung, giảm động lực, căng thẳng, lo lắng và thất vọng, tất cả đều đi kèm với những tác động tàn phá. Đây là những dấu hiệu ban đầu mà nhân viên cần cảnh giác và hành động kịp thời trước khi mọi thứ trở nên tồi tệ hơn.

Khi bạn phát triển các hoạt động hấp dẫn giúp tinh thần họ luôn sảng khoái và được quản lý tốt, họ sẽ thực hiện và tối ưu hóa các thói quen hàng ngày một cách tốt đẹp và đảm bảo hoàn thành tốt nhất có thể. Môi trường phán xét, bắt nạt, thiếu tôn trọng và kiểm tra quá khắt khe, làm họ rối trí, và họ cảm thấy không ai tin tưởng mình, mặc dù họ đã nỗ lực rất nhiều. Vì vậy, họ có thể tìm thấy mạng xã hội như một lối thoát tạm thời khỏi những tình huống này. Việc quản lý khối lượng công việc một cách tích cực và có trách nhiệm cũng mang lại cho nhân viên một chút tự do.

Việc tổ chức các buổi nói chuyện động viên, họp định kỳ và kiểm tra, cùng với các hoạt động vui chơi hoặc thư giãn, giúp nhân viên giảm bớt căng thẳng và tập trung hơn. Khi nhân viên cảm thấy tốt hơn và gắn bó hơn với công việc, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn — và điều đó tự nhiên giúp công ty phát triển.

Ngay cả khi các chính sách thiết yếu và các chiến dịch nâng cao nhận thức đang được triển khai, một số nhân viên vẫn có thể lạm dụng mạng xã hội tại nơi làm việc. Dưới đây là những trường hợp: giám sát nhân viên Phần mềm xuất hiện như một hiệp sĩ trong bộ áo giáp sáng chói để cứu nguy. Nó cho phép các tổ chức theo dõi các hoạt động trực tuyến, mức độ sử dụng ứng dụng và hành vi sử dụng web để xác định các xu hướng ảnh hưởng đến năng suất.

TheOneSpy đứng đầu danh sách các công cụ công nghệ tiên tiến được thiết kế riêng cho mục đích này. Nó giúp người sử dụng lao động giám sát thiết bị văn phòng và theo dõi hoạt động internet của nhân viên. Nó cung cấp thông tin về việc sử dụng trang web, mạng xã hội và thời gian sử dụng thiết bị, từ đó mang lại bức tranh rõ nét về mức độ năng suất hàng ngày. Khi bạn cảm thấy có điều gì đó không ổn ở một người hoặc một nhân viên bị nhiễm trùng huyết, thay vì bị nhắm mục tiêu cá nhân, hãy chọn TheOneSp, một công cụ bí mật ghi lại mọi thứ cho bạn. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng tìm thấy những gì đang diễn ra trên các thiết bị của công ty mà vẫn đảm bảo quyền riêng tư của nhân viên.

Giám sát phương tiện truyền thông xã hội TheOneSpy Bản thân nó đã là một lợi thế rất lớn cho doanh nghiệp. Chủ sở hữu có thể khai thác mạng xã hội của các trang web phổ biến nhất: Facebook, WhatsApp, Instagram, Twitter, Viber, Tinder, v.v. Họ có thể theo dõi những người họ kết nối, những gì họ xem và những gì họ chia sẻ trong giờ làm việc. Đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của công ty được bảo mật và không có người dùng không trung thành nào đánh cắp chúng. Việc theo dõi rất dễ dàng với TheOneSpy, và đó là một điểm cộng lớn cho sự phát triển của công ty.

Việc ngăn cản nhân viên sử dụng mạng xã hội không phải là giải pháp đúng đắn. Tuy nhiên, nếu sử dụng hạn chế, đặc biệt là trong giờ làm việc, hãy tập trung xây dựng các hoạt động bổ ích, thú vị và giúp nhân viên thư giãn mà không áp đặt quá nhiều hạn chế.  

Các công ty có thể ghi nhận điều này thông qua các chương trình nâng cao nhận thức, hội thảo và bài phát biểu động viên để tối đa hóa sự chú ý của nhân viên đối với hiệu suất nội bộ. Với sự kết hợp giữa công nghệ, sự tin tưởng và TheOneSpy đáng tin cậy, dữ liệu doanh nghiệp của bạn luôn được bảo mật và bạn sẽ có được hình ảnh trực quan rõ ràng về các thiết bị nhân viên đã sử dụng để tối đa hóa năng suất. Để làm được điều đó, TheOneSpy, chuyên gia công nghệ thực thụ của bạn.