İşverenler Çalışan E-posta Mesajlarını Okuyabilir mi?

Hiç işvereniniz tarafından gözetlendiğinizi düşünüyor musunuz? Sen paranoyak değilsin. Modern günlerde işletmeler sürekli olarak işçileri takip ediyor ve bu çoğunlukla yasal. İlk ve muhtemelen en çok sorulan soru, işverenin mesajlarımı okuyup okuyamayacağıdır. Evet, bazı durumlarda şirketlerin gizli ayrıntıları koruması ve çalışma ortamını dengelemesi gerekir. Ancak sınırlar var.

Çalışan izleme yasalarını anlamak, haklarınızı gerçekleştirmenizi sağlayacaktır. İşverenlerin neleri takip ettiğini, insan kaynakları departmanlarının sizi nasıl takip ettiğini ve e-postaların gizli olup olmadığını öğrenin. Bilgilerinizi nasıl güvence altına alacağınızı ve ne zaman sesinizi duyuracağınızı öğrenin.

Bu günlerde iş yerindeki e-posta mesajlarının gizli kalmasını beklememelisiniz. Bugünlerde mahkemeler bile e-posta gizliliği konusunda işverenlerin yanında yer alıyor.

Teknolojinin yardımıyla işverenler, çalışanların işte yaptıkları iletişimleri sanal olarak takip edebiliyor. Ancak işverenler, çalışanların e-postalarında yazdıklarıyla neden ilgilensin ki? Bunun nedenlerinden biri hukuki sorumluluktan kaçınmak istemeleridir. Dava açılmaları durumunda işverenlerin elektronik belge kapsamındaki e-postaları teslim etmeleri gerekmektedir.

Mahkemeler, geçerli bir iş gerekçesi olduğu sürece işverenlerin çalışanlarının e-posta mesajlarını okumakta özgür olduğuna inanıyor.

İşçiler olarak hepimiz özel hayatlarımıza değer veriyoruz. İşletmeler, personel verimliliğini artırmak ve borçlara maruz kalmayı azaltmak için çalışanlarının e-postalarını izler. Raporlara göre işverenler genellikle çalışan verilerinin ve iletişimlerinin %80'inden fazlasını takip ediyor.

Şirketler neden çalışanların izlenmesini bir zorunluluk haline getiriyor? E-posta ve internet etkinliğini izlemek, tehlikenin zamanından önce belirlenmesine yardımcı olur. İkinci neden ise verimliliği artırmaktır. İstatistiklere göre işçiler, işle ilgili olmayan sitelerde günde 2 saatten fazla gezindiklerini bildirdi. İzleme, boşa harcanan zamanı kontrol etmenin en iyi yollarından biridir.

Son olarak, hukuki ihtilaflardan kaçınmak bir diğer önemli nedendir. Çalışan izleme, şirketi davalarda ve çatışmalarda savunmak için gerekli kanıtları sağlar. Örneğin, bir personel bir yöneticiyi tacizle suçlarsa, e-postalar delil olarak ya da iddianın reddi olarak kullanılabilir.

İş telefonu, dizüstü bilgisayar veya e-posta kullanıyorsanız patronunuzun sizi gözlemleme hakkı vardır. Yetkisiz bilgi paylaşımını tespit etmek için çalışanların faaliyetlerini izlemek. Veri ihlallerine veya çalışma süresinin kötüye kullanılmasına genellikle izin verilir.

Bir çalışan davası gerçekleşirse. Şirketler, çalışanların iletişim kayıtlarını kanıt olarak inceleme fırsatına sahip olacak. Ancak sınırlar var. İşverenlerin, çalışanları gizliliklerini ihlal edecek şekilde veya önceden bilgilendirmeden denetlemesine izin verilmez. Ayrıca kişisel cihazlarını veya hesaplarını izinsiz kullanamazlar.

TheOneSpy gibi uygulamalar, her şirketin çalışanlarının izlenmesini basit ve erişilebilir hale getirir. TheOneSpy, canlı ekran görüntüleme, tuş kaydı ve uygulamanın yanı sıra web engelleme gibi özelliklere sahiptir. Böylece şirket artık çalışan takibini kullanacak duruma geldi.

ABD'de işverenler, iş e-postalarını çalışma saatleri içinde kontrol edebileceklerini belirten bir politika oluşturuyor. E-postadaki gönderilen ve alınan tüm e-postalara işverenler tarafından erişilebilir. Hangi saatte neyle iletişim kurduğunuzu kontrol edebilirler. Günümüzde pek çok şirket, bu hakları güçlendirebilecekleri şirket e-posta politikalarından yararlanıyor. Politikalar çalışanlara e-postalarının gizli olmadığını ve mesajlarının izlendiğini söylüyor. Birkaç şirket ayrıca çalışanların e-postalarının özel olmadığının farkında olduklarını belirten onay formlarını imzalamalarına ihtiyaç duyuyor.

Genellikle işverenler e-postaların tamamını okumaz. Bazen herhangi bir e-postaya ilgi duyduklarında bu durum ortaya çıkabilir; Aksi takdirde büyük bir zahmet olduğu için okumuyorlar. 

E-posta politikası olmayan şirketler bile, çalışanlarının e-posta mesajlarını, şirketin e-postası kullanılarak gönderildiği sürece yasal olarak okuma hakkına sahiptir. Ancak şirketin e-postaları okumak için yeterince güçlü bir nedeni varsa mahkemeler işverenlerin lehine karar verme eğiliminde.

Yasallık konusunu bir kenara bırakırsak, çoğu işveren artık rutin olarak işçilerin e-postalarını takip ediyor. Bazı e-posta yazılımları, içinden geçen tüm mesajları kaydeder; bazıları yeni e-postalar alındıkça yedek kopyalarını oluşturur ve hatta bazı işverenler, taslak halindeki e-posta mesajlarının bile hiçbir zaman gönderilmeyen kopyalarını kaydeden, tuş kaydedici adı verilen bir yazılımı bile kullanır.

Peki tüm bunları bilen bir çalışan, işyeri e-postasıyla ilgili sorun yaşamayı nasıl önleyebilir? İş bilgisayarınıza ve e-posta hesabınıza, iş telefonunuza davrandığınız gibi davranmak en iyi eylem planıdır. Arkadaşlarınızla ve akrabalarınızla iletişim kurmak için iş e-postalarınızı kullanmaktan kaçının. Ve birinin duygularını incitecek kaba mesajlar veya esprili mesajlar göndermeyin. Diğerleri kesinlikle aynı şekilde bakmayacaktır, bu yüzden dikkatli olmalısınız.

Herkes e-postalarınızı sizinle aynı şekilde göremeyebilir. Asla bir iş arkadaşınızın veya işvereninizin görmesini istemeyeceğiniz bir şeyi göndermeyin.

İşletmelerin güvenliğini korumak için işverenlerin %78'i TheOneSpy gibi izleme yazılımı kullanıyor. Bu uygulama, uygulamaları, e-postaları ve sohbetleri izleme, tam günlük raporu toplama ve bunu işverene gönderme işlevine sahiptir. İşveren, raporu kontrol ederek personelinin çalışma saatlerini nasıl kullandığını tespit edebilir. TheOneSpy ile işverenler, çalışanlarının mahremiyetini ihlal etmeden personelinin iş performansını izleyebilir.

Bir işveren olarak çalışanlarınızın iletişimini ve internet kullanımını takip etmek, kurumunuzun verimliliğini artırmak açısından oldukça önemlidir. Bugünkü istatistiklere göre personelin çalışma saatleri içerisinde kişisel amaçlarla 1 ila 3 saat arası internette vakit geçirmesi ve bunun da bir miktar kazanç kaybına yol açması ihtimali yüksektir. Soruna bir çözüm olarak işverenler, ziyaret edilen web sitelerini ve kullanılan uygulamaları takip edebilen TheOneSpy gibi çalışan izleme teknolojilerini kullanıyor.

Sonuç olarak, TheOneSpy gibi sistemlerle çalışanların izlenmesi, daha verimli bir çalışma ortamının yaratılmasına katkıda bulunur, şirketin çıkarlarını güvence altına alır ve şirketin süreçleri optimize etmesine yardımcı olacak veriler sunar. Her ne kadar çalışanların mahremiyeti gözetilse de, eğer kullanılırsa, yani sonuçları hem işverene hem de çalışanlara fayda sağlar.

İşverenler çoğu durumda e-postalarınızı yasal olarak okuyabilir; bunu yapabilmelerinin mantıklı nedenleri var. Sorunların çözümüne yardımcı olur ve çalışanların verimliliğini artırır. Ancak aşırı izleme durumu daha da kötüleştirebilir. Dengeyi sağlamak. Gizliliği ihlal ederek çalışmayı takip etmeyin. İzlemenizi elinizden geldiğince iyi yapın, ancak çok fazla özel bilgiyi ifşa etmeyin. Son olarak hepimizin faydalandığını görmek için biraz denetim gereklidir. İzleme yazılımı arayan bir işverenseniz TheOneSpy çalışan izleme yazılımını deneme şansını kaçırmayın.