दूरस्थ टीमों के प्रबंधकों के लिए यह सुनिश्चित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है कि उनके फील्ड कर्मचारी अपनी पूरी क्षमता से काम करें। उनकी गतिविधियों पर नज़र रखने का कोई तरीका नहीं होने के कारण, पर्यवेक्षकों को यह अनुमान लगाने के लिए मजबूर किया जाता है कि कर्मचारी पूरे दिन क्या कर रहे हैं। सौभाग्य से, कई उचित मूल्य वाले सॉफ़्टवेयर समाधान प्रबंधकों को अपने कर्मचारियों की गतिविधियों और ग्राहकों से मिलने और सड़क पर बिताए गए समय की निगरानी करने की अनुमति देते हैं। तो आइए ऐसे सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के कुछ फायदों पर नजर डालते हैं।
संक्षेप में बिल ग्राहक
जब कर्मचारियों को ग्राहकों के साथ बिताए अपने समय को रिकॉर्ड करने के लिए उनकी स्मृतियों पर निर्भर रहना पड़ता है, तो उनका कवरेज मानवीय त्रुटि के लिए उत्तरदायी होता है जिसके परिणामस्वरूप बिलिंग्स की अशुद्धि हो सकती है। यह आपके संगठन के निचले स्तर और ग्राहकों के साथ आपके संगठन के जुड़ाव के लिए चुनौतीपूर्ण हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी ग्राहक को लगता है कि उनका बिल आपके संगठन से प्राप्त एकाग्रता की नकल नहीं करता है, तो समस्या उत्पन्न हो सकती है, जिससे वे आपके साथ व्यापार करना बंद कर सकते हैं। यह न केवल एक संगठन के मुनाफे की धारा को अपंग करता है, बल्कि नाराज पूर्व-ग्राहक इसकी स्थिति को नुकसान पहुंचा सकता है। दूसरी ओर, यदि कोई संगठन टाइम-ट्रैकिंग फ़ंक्शन के साथ सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है, तो जटिल डेटा यह दिखाने के लिए जीवित रहेगा कि एक प्रतिनिधि ने क्लाइंट के साथ कितने घंटे बिताए। इस जानकारी के साथ, ग्राहक यह जानकर संतुष्ट हो जाएगा कि उन्हें उचित रूप से बिल किया गया था, और आपका संगठन पैसा अलग रख देगा क्योंकि कर्मचारियों के घंटे सही ढंग से दर्ज किए गए थे।
कर्मचारी दक्षता में पर्क अप अपने लेख में "8 सम्मोहक कारण क्यों व्यवसायों को अपने कर्मचारियों के समय को ट्रैक करना चाहिए"लेखक जिमी रोडेला टिप्पणी करते हैं कि कर्मचारियों को इस बात का अधिक ध्यान रहता है कि वे काम पर अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं यदि वे जानते हैं कि उनका गतिविधियों पर नजर रखी जा रही है. यह जवाबदेही बढ़ी हुई उपज में बदल जाती है। इसके साथ ही, ट्रैकिंग कर्मचारी प्रबंधकों को क्षेत्र में किसी भी मुद्दे के अनुकूल होने में सहायता करें, जिससे उन्हें अधिक तेज़ी से नियंत्रित किया जा सके। यह क्षमता उत्पादन को बढ़ाती है क्योंकि किस्म के बाद होने वाली परेशानियों से निपटने में कम समय लगता है।
अच्छे स्वास्थ्य में संभालें बजट
अब और टी, तो यह तय करना मुश्किल है कि किसी दिए गए कार्य को पूरा करने के लिए कितना समय, प्रयास और संपत्ति की आवश्यकता होगी। एक निदेशक यह मान सकता है कि उच्च-प्राथमिकता वाले ग्राहकों के लिए परियोजनाओं को अधिक नोटिस की आवश्यकता होगी, e उन ग्राहकों की तुलना में जो कम आय लाते हैं। फिर भी, यह धारणा वित्त आवंटित करने का सबसे अच्छा तरीका नहीं है जगह-जगह नज़र रखने वाले कर्मचारी, प्रबंधक देख सकते हैं कि एक प्रवक्ता आमतौर पर किसी दिए गए ग्राहक के साथ कितना समय बिताता है और उस ग्राहक के लिए वे क्या गतिविधियाँ करते हैं। यह डेटा प्रबंधकों को ग्राहकों की आवश्यकताओं की बेहतर समझ देता है और उन्हें तदनुसार धन और मानव पूंजी आवंटित करने देता है। जितना अधिक ज्ञान प्रबंधकों के पास ग्राहक-कर्मचारी संबंधों का होता है, उतना ही बेहतर वे संगठनात्मक संपत्ति को उपयुक्त रूप से साझा करने में सक्षम होते हैं।
कर्मचारी आउटपुट का मूल्यांकन करें
कर्मचारियों पर नज़र रखने की एक और सहायता उनके काम की पैदावार को मापने की क्षमता है जैसा कि हो रहा है। ऐसा करने से, प्रबंधक यह देख सकते हैं कि सही कर्मचारियों को उपयुक्त परियोजनाएँ सौंपी गई हैं या नहीं। उदाहरण के लिए, यदि किसी दिए गए काम के लिए किसी विशिष्ट कर्मचारी का आउटपुट औसत से कम है, तो हो सकता है कि वे उस असाइनमेंट के लिए सबसे अच्छे आकार में न हों। यह संकेत प्रबंधकों को उद्देश्यपूर्ण रूप से उस प्रतिनिधि को ट्यूटर करने के लिए प्रेरित कर सकता है या संभावित रूप से परियोजना के लिए एक नया दूत नियुक्त कर सकता है।
प्रशासन की प्रतिक्रिया
निदेशक अनुप्रयोगों और सॉफ़्टवेयर को ट्रैक करके अपने प्रदर्शन के बारे में अधिक कुशलता से कर्मचारियों की प्रतिक्रिया दे सकते हैं। यह एक अमूल्य लाभ है क्योंकि कई दूर के कर्मचारी अपने चरम दर्द बिंदुओं में से प्रबंधन से प्रतिक्रिया की कमी की रिपोर्ट करते हैं। कार्यबल ट्रैकिंग प्रबंधकों को विशिष्ट गतिविधियों के आधार पर प्रतिक्रिया प्रदान करने में सक्षम बनाती है, जो एक प्रतिनिधि ने सामान्य शब्दों में उनके प्रदर्शन के बारे में बोलने के बजाय क्षेत्र में निष्पादित किया। इस क्षमता के होने से प्रबंधकों को उन कर्मचारियों का मार्गदर्शन करने में मदद मिलती है जो अच्छा प्रदर्शन नहीं कर रहे हैं और उन लोगों से परिचित होते हैं जो असाधारण रूप से अच्छा करते हैं।
प्रत्यक्ष परियोजना समय कुशलता से
कार्य सौंपने से पहले निदेशक संभवतः किसी कार्य के लिए एक समयरेखा तैयार करेंगे। कार्यकर्ता की निगरानी के साथ, प्रबंधक किसी परियोजना पर कर्मचारियों के समय और की गई गतिविधियों को ट्रैक कर सकते हैं और देख सकते हैं कि वे सुझाई गई समयरेखा के साथ संरेखित हैं या नहीं। इस डेटा से प्राप्त अंतर्दृष्टि प्रबंधकों को कर्मचारियों का मार्गदर्शन करने के लिए प्रेरित कर सकती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे सक्षम रूप से काम करते हैं। अन्यथा, अन्यथा एक नई समयरेखा की योजना बनाता है। किसी भी तरह से, निगरानी परियोजनाओं को क्षेत्र में अक्षमताओं के कारण स्थगित होने से बचाएगी।
कर्मचारियों की गतिविधियों की निगरानी और उन पर नज़र रखने से प्रबंधकों को यह समझने में सहायता मिलती है कि कौन सी व्यावसायिक प्रक्रियाएँ काम कर रही हैं और जिन्हें मोड़ने की आवश्यकता है। यह प्रबंधकों को कर्मचारियों को उचित प्रतिक्रिया देने देता है, चाहे वह सकारात्मक हो या नकारात्मक। कुल मिलाकर, कर्मचारी निगरानी का शोषण करने वाले संगठन संवर्धित व्यापार इज़ाफ़ा और कर्मचारी जुड़ाव का अनुभव कर सकते हैं।
